Jurgita Railė

1. Koordinuoti Bendrojo ugdymo skyriui (toliau Skyrius) pavaldžių įstaigų vadovų kasmetinių atostogų prašymų teikimo proceso perkėlimą iš esamos tvarkos į sistemą „Darbovietė“, aktyviai dalyvaujant sistemos testavime, informacijos pateikime, funkcionalumo tobulinime ir nuolatinėje komunikacijoje su tikslinėmis grupėmis.

Aktyviai dalyvauti sistemos „Darbovietė“ funkcijų testavimo procese, informacijos pateikime bei teikti pasiūlymus sistemos tobulinimui.
Užtikrinti nuolatinę komunikaciją su mokyklų vadovais ir atsakingais Savivaldybės struktūriniais padaliniais.
Koordinuoti mokyklų vadovų kasmetinių atostogų prašymų teikimo procesą sistemoje „Darbovietė“, užtikrinant sklandų perėjimą ir proceso tęstinumą.

2. Optimizuoti Skyrius organizacines veiklas, padedančias Skyriui siekti geresnių rezultatų ir darbuotojų tobulėjimo.

Gerinti Skyriui priskirtų funkcijų įgyvendinimą, pasitelkiant praktikantus, susisteminant informaciją apie praktikantų poreikį Skyriuje ir pateikti ją Organizacijos vystymo grupei.
Pagal poreikį inicijuoti Skyriaus darbuotojams kvalifikacijos tobulinimo mokymų organizavimą, savalaikiai kaupti informaciją.
Užtikrinti Skyriaus vidinę organizacinę kultūrą (tradicijos, vertybės ir kt.).
Nuolatinė pagalba Skyriaus vedėjui kasdieninėje Skyriaus veikloje, darbotvarkės planavimas, svarbių sprendimų fiksavimas Skyriaus pasitarimų metu, sisteminama ir pateikiama reikalinga informacija, ataskaitos.

3.Koordinuoti Skyriuje administracinės naštos mažinimo procesus, įvertinant galiojančių dokumentų aktualumą, gaunamų ir išsiunčiamų laiškų, korespondencijos aktualumą. Skyriaus darbo procesų skaitmeninimas ir optimizavimas. Administruoti Skyriaus veiklas reglamentuojančių Teisės aktų sąvadą.

Parengti analizę dėl Skyriaus esamų, galiojančių dokumentų pakeitimo, atnaujinimo ar panaikinimo, įvertinti skyriuje gaunamų ir išsiunčiamų el. laiškų kiekį bei suderinus su vedėju vykdyti procesų įgyvendinimo kontrolę.
Užtikrinti Skyriaus pavaldžių įstaigų bei formalųjį ugdymą papildančių ugdymo įstaigų kuravimo paskirstymo įsakymo atnaujinimo bei Skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis pavadavimo įsakymo atnaujinimo procesus.

4. Nuolatinė pagalba Skyriaus vedėjui kontroliuojant Savivaldybės informacinėje dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“ Skyriaus užduočių perdavimą ir įvykdymą laiku.

Informuoti skyriaus vedėją apie svarbias užduotis bei teikti įvairias užduočių vykdymo ataskaitas.
Užtikrinti, kad Savivaldybės informacinėje dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“ užduočių paskirstymas būtų vykdomas per 1 d. d. bei kontroliuoti paskirtų užduočių įgyvendinimą laiku ne mažiau nei 99 proc.
Skyriaus vedėjo pavedimu įvertinti Savivaldybės informacinėje dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“ pateiktų el. dokumentų teisingumą bei atlikti tikslingus dokumentų derinimo procesus.

5. Koordinuoti Vilniaus mieste vykstančios Moksleivių dainų šventės dalyvių apgyvendinimą, bendradarbiaujant su organizatoriais, ugdymo įstaigomis ir atsakingais savivaldybės padaliniais, užtikrinant sklandų apgyvendinimo proceso planavimą ir problemų sprendimą.

Suderintas dainų šventės dalyvių apgyvendinimo planas, apimantis apgyvendinimo vietas, dalyvių skaičius ir atsakingus kontaktinius asmenis.
Užtikrintas 100 % Vilniaus miesto delegacijos dalyvių apgyvendinimas pagal parengtą ir patvirtintą planą.
Koordinuotas savalaikis informacijos pateikimas ugdymo įstaigoms ir kitiems partneriams (terminai, reikalavimai, kontaktai).
Operatyviai spręstos iškilusios apgyvendinimo problemos renginio metu, negauta pagrįstų skundų dėl apgyvendinimo organizavimo.
Parengta trumpa apibendrinanti ataskaita / pažyma po renginio su išvadomis ir pasiūlymais ateities renginiams.

II. SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

5. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

5.1. turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą (bakalauro kvalifikacinis laipsnis) arba aukštąjį koleginį ar jam prilygintą išsilavinimą (profesinio bakalauro kvalifikacinis laipsnis);

5.2. turėti darbo patirties dokumentų valdymo arba vadybos srityje;

5.3. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos įstatymais, Vyriausybės nutarimais, kitais teisės aktais, reglamentuojančiais Skyriui priskirtų funkcijų vykdymą, darbo santykių reguliavimą, vietos savivaldą, viešąjį administravimą;

5.4. mokėti dirbti kompiuteriu „MS Office“ programiniu paketu;

5.5. išmanyti Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus ir Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijas;

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

6.1. rengia įsakymų projektus dėl Savivaldybės teritorijoje esančių Savivaldybės tarybai pavaldžių Skyriaus reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų (toliau – pavaldžios ugdymo įstaigos) vadovų kasmetinių ir kitų rūšių atostogų, komandiruočių, lengvatų suteikimo, kvalifikacijos tobulinimo ir laikino pavadavimo;

6.2. rengia Skyriaus vedėjo įsakymų projektus dėl Skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, kasmetinių atostogų ir leidimo nebūti darbe;

6.3. derina pavaldžių įstaigų vadovų darbo grafikus, teikia pastabas ir siūlymus;

6.4. pagal poreikį rengia įsakymų projektus dėl pavaldžių ugdymo įstaigų vadovų, mokytojų, darbuotojų apdovanojimo padėkos raštais;

6.5. pildo pavaldžių ugdymo įstaigų vadovų, Skyriaus valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, darbo laiko apskaitos žiniaraštį personalo valdymo ir darbo užmokesčio skaičiavimo taikomojoje sistemoje „Paskata“, atsako už įvestų duomenų tikslumą ir teisingumą;

6.6. tvarko Skyriaus dokumentus ir vykdo jų apskaitą pagal galiojančias Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles ir kitus norminius teisės aktus;

6.7. padeda Skyriaus vedėjui organizuoti pasitarimus, susirinkimus ir komisijų posėdžius, juos protokoluoja;

6.8. rengia Skyriaus vedėjo įsakymų Skyriaus veiklos klausimais projektus;

6.9. Skyriaus vedėjo pavedimu teikia reikiamą informaciją Savivaldybės tarybos komitetams, įvairioms komisijoms, darbo grupėms pagal savo kompetenciją;

6.10. rengia paklausimus, raštus ir bendradarbiauja su kitais Savivaldybės administracijos struktūriniais padaliniais;

6.11. teikia informaciją pavaldžioms ugdymo įstaigoms pagal savo kompetenciją;

6.12. registruoja Skyriaus vedėjo pasirašytus raštus, įsakymus bei kitus dokumentus Savivaldybės informacinėje dokumentų valdymo sistemoje ,,@vilys“, įrašo užduočių rezoliucijas ir perduoda vykdyti Skyriaus valstybės tarnautojams ir darbuotojams, dirbantiems pagal darbo sutartis;

6.13. kontroliuoja Savivaldybės informacinėje dokumentų valdymo sistemoje ,,@vilys“ skyriaus užduočių įvykdymą laiku ir teikia ataskaitas Skyriaus vedėjui;

6.14. tvarko Skyriaus dokumentų bylas pagal Savivaldybės dokumentacijos planą ir nustatyta tvarka jas perduoda saugoti Archyvui;

6.15. aprūpina Skyrių reikalingomis kanceliarinėmis priemonėmis;

6.16. bendradarbiauja su personalo departamentu ir koordinuoja praktikantų poreikį Skyriuje;

6.17. sistemina informaciją dėl pavaldžių įstaigų vadovų konkursų į direktoriaus pareigas, teikia informaciją personalo departamentui;

6.18. atnaujina Skyriui pavaldžių įstaigų kontaktinę informaciją ir su ja supažindina Skyriaus darbuotojus;

6.19. vykdo kitus vienkartinio pobūdžio Skyriaus vedėjo pavedimus, siekdamas įgyvendinti Savivaldybės administracijos strateginius tikslus;

6.20. siekdamas užtikrinti darbų tęstinumą, Skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitą Skyriaus darbuotoją, dirbantį pagal darbo sutartį.

Jurgita Railė

Kontaktai

Vyresnioji specialistė

Priklauso

Bendrojo ugdymo skyrius

Veiklos užduotys

Funkcijos