Susijęs Pakeistas Atsisiųskite aktą byloje
ĮSAKYMAS, Nr. 40-1706 2009-11-25
Padalinys: VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

Redakcija:
Į pabaigą
Komentarai 
DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TVARKOS APRAŠO TVIRTINIMO

 

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS

ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

 

 

ĮSAKYMAS

DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TVARKOS APRAŠO TVIRTINIMO

 

2009 m. lapkričio 25 d. Nr.   40-1706

Vilnius

 

 Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2007, Nr. 4-154; 2008, Nr. 50-1846) 10 straipsniu ir  Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. 88 patvirtintų Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773; 2009, Nr. 136-5970) 5 ir 6 punktais:

1. T v i r t i n u Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašą (pridedama).

            2. L a i k a u netekusiu galios Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2009-08-13 įsakymą Nr. 40-1117 „Dėl Vilniaus miesto savivaldybės institucijų ir Savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašo tvirtinimo“.

 

 

Administracijos direktorius

Vytautas Milėnas


PATVIRTINTA

Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus

2009 m. lapkričio 25 d.

įsakymu Nr. 40-1706

 

 

Vilniaus miesto savivaldybės ADMINISTRACIJOS

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TVARKOS APRAŠAS

 

 

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

 

1. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašas (toliau – dokumentų saugojimo tvarka) parengtas vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; 2007, Nr. 4-154; 2008, Nr. 50-1846), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2005 m. lapkričio 2 d. įsakymu Nr. V-111 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2002, Nr. 5-211; 2005, Nr. 132-4773; 2009, Nr. 136-5970), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gegužės 26 d. įsakymu Nr. V-90 „Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymo Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 1997, Nr. 78-2006; 1998, Nr. 25-665; 2001, Nr. 94-3336; 2006, Nr. 3-86; 2008-05-31, Nr. 62-2369), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2006 m. spalio 27 d. įsakymu Nr. V-94 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2006-10-31, Nr. 116-4429), Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2008 m. gruodžio 11 d. įsakymu Nr. V-132 „Dėl Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2007 m. balandžio 5 d. įsakymo Nr. V-49 „Dėl Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo“ (Žin., 2007, Nr. 41-1565; 2008-12-20, Nr. 146-5900) bei kitais teisės aktais.

2. Dokumentų saugojimo tvarka nustato dokumentų valdymo, apimančio dokumentų tvarkymą, apskaitą ir saugojimą, tvarką Vilniaus miesto savivaldybės administracijoje, išskyrus Teisės departamento Civilinės metrikacijos skyrių, kuris dokumentus tvarko, įtraukia į apskaitą ir saugo teisės aktų nustatyta tvarka savarankiškai.

3. Bendrųjų reikalų departamento Archyvo (toliau – Archyvo) nurodymai bylų tvarkymo, saugojimo ir jų perdavimo, užbaigtų bylų apskaitos klausimais yra privalomi visiems Savivaldybės administracijos padaliniams.

 

II. DOKUMENTŲ TVARKYMAS

 

4. Dokumentai, kurių užduotys įvykdytos, dedami į bylas pagal dokumentacijos planą. Bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

4.1. bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų, patvirtintų ar gautų per vienus kalendorinius metus  Savivaldybės institucijose, Savivaldybės administracijoje, Savivaldybės padaliniuose, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu;

4.2. dokumentai dedami į atskiras bylas pagal jų saugojimo terminus;

4.3. dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras bylas.

5. Dokumentai per kalendorinius metus į dokumentacijos plane numatytas bylas dedami laikantis šių reikalavimų:

5.1. dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę;

5.2. bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo;

5.3. į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius. Jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas nustatyta tvarka užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija ir/ar pavedimas, o vėliau gaunamas dokumento originalas, – į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jame parašytais rekvizitais;

5.4. dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei tai dokumentų rūšiai nenustatyta kita sisteminimo tvarka;

5.5. vardiniai dokumentai byloje sisteminami pavardžių abėcėlės tvarka;

5.6. priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą;

5.7. į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, Savivaldybės padaliniuose parengti leidiniai, susiję su jų atliekamomis funkcijomis;

5.8. dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami;

5.9. ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentai dedami į bylas išėmus segtukus ir sąvaržėles;

5.10. bylą sudaro ne daugiau kaip 200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaroma kita byla.

6. Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai į Archyvą atsako darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą.

7. Užbaigtos bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo. Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas paskiria atsakingus darbuotojus už bylų sutvarkymą ir jų perdavimą į Archyvą.

8. Už bylų sutvarkymą atsakingi darbuotojai bylose atlieka dokumentų vertės ekspertizę, teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko ilgo ir nuolatinio saugojimo bylas. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.

9. Dokumentai ilgo ir nuolatinio saugojimo bylose dedami chronologine tvarka, jei šiai dokumentų kategorijai nenustatyta kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio anksčiausio ir vėliausio dokumento datos.

10. Bylų lapai sunumeruojami nustatyta tvarka, kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai. Užbaigtų laikino saugojimo dokumentų bylų lapai paprastai nenumeruojami.

11. Ilgo ir nuolatinio saugojimo bylos baigiamos tvarkyti įforminimu: įforminamas bylos antraštinis lapas, rašomas bylos baigiamasis įrašas.

12. Užbaigtoms laikino saugojimo dokumentų byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

13. Įslaptinti dokumentai tvarkomi teisės aktų nustatyta tvarka.

 

iii. DOKUMENTŲ PERDAVIMAS Į ARCHYVĄ

 

14. Suformuotos dokumentų bylos už užpraėjusius metus perduodamos į Archyvą iki balandžio 1 d..

15. Perduodant bylas į Archyvą, atsakingi darbuotojai parengia perduodamus dokumentus archyvavimui elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje (toliau – IVS) „@vilys“ ir perduodami toliau archyvuoti Archyvui. 

16. Perduodant bylas į Archyvą, dar kartą patikrinami dokumentai. Archyvo darbuotojai tikrina, ar byla tinkamai suformuota: susisteminti dokumentai, sunumeruoti lapai, užpildyti bylos titulinis ir baigiamasis lapai. Netinkamai sutvarkytos ir įformintos bylos grąžinamos į padalinį ištaisyti trūkumus.

17. Nustačius, kad trūksta dokumentų ar bylų, organizuojama jų paieška. Neradus surašomas dingusių dokumentų (bylų) aktas. Aktą tvirtina ir sprendimą dėl atsakomybės teisės aktų nustatyta tvarka priima Savivaldybės administracijos direktorius.

18. Bylos perduodamos pagal aktą (priedas). Aktas surašomas dviem egzemplioriais: vienas lieka struktūriniame padalinyje, antras – Archyve. Aktą tvirtina perduodančio bylas struktūrinio padalinio vadovas ir Archyvo vedėjas.

19. Archyvo darbuotojai perdavimo aktą pasirašo po patikrinimo, nustačius, kad perduodamų dokumentų sutvarkymo trūkumų nėra, bylų kiekis atitinka akte nurodytą kiekį.

20. Pasirašius bylas perduodantiems darbuotojams ir bylas priimantiems Archyvo darbuotojams bei patvirtinus aktą perduodančio bylas struktūrinio dalinio vadovo ir Archyvo vedėjo parašais, aktas užregistruojamas.

21. Jei dokumentacijos plane struktūriniam padaliniui buvo numatytos sudaryti bylos ir jos nesusidarė, dokumentus perduodantis struktūrinis padalinys apie tai tarnybiniu raštu turi informuoti Archyvą.

22. Perduodamų dokumentų gabenimą į Archyvą užtikrina dokumentus perduodančio struktūrinio padalinio vadovas.

23. Vieno struktūrinio padalinio kalendoriniais metais suformuotos bylos perduodamos visos iš karto, t. y. dalimis neperduodamos.   

24. Už dokumentų perdavimą Archyvui atsako struktūrinio padalinio vadovas.

 

IV. dokumentų apskaita

 

25. Už dokumentų išsaugojimą nuo jų perdavimo į Archyvą, už užbaigtų bylų apskaitos sudarymą  atsako Archyvas.

26. Bylų apyrašų sąrašus svarsto Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų ekspertų komisija (toliau – DEK). DEK pirmininko vizuoti sąrašai teikiami derinti Vilniaus apskrities archyvui.

27. Suderintą bylų apyrašų sąrašą įsakymu tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius.

28. Sutvarkytos nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylos įrašomos į apyrašus, ir laikino saugojimo dokumentų bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

29. Sudarytus nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylų apyrašus svarsto DEK, po to teikia derinti valstybės archyvui.

30. Nuolatinio saugojimo bylų apyrašai teikiami derinti valstybės  archyvui kartu su to laikotarpio istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma. Dokumentų sutvarkymo pažyma susideda iš dviejų dalių:

30.1. pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie atitinkamą Savivaldybės dalinį: nurodomi jo įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aprašomos funkcijos, veiklos sritys, struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį;

30.2. antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi.

31. Suderintus bylų apyrašus nustatyta tvarka tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius.

32. Perėmus dokumentus iš struktūrinių padalinių, Archyvas perimtus dokumentus suarchyvuoja ir IVS „@vilys“.

33. Įslaptinti dokumentai archyvuojami teisės aktų archyvuojami teisės aktuoselys” nustatyta tvarka.

 

v. dokumentų saugojimas

 

  34. Į bylų apyrašus įrašytos nuolatinio ir ilgo saugojimo dokumentų bylos saugomos Archyve vadovaujantis Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 m. liepos 7 d. įsakymu Nr. 35 „Dėl Dokumentų saugojimo ir saugyklų įrengimo taisyklių patvirtinimo“ patvirtintais reikalavimais dokumentų saugykloms.

  35. Įformintos bylos nuoseklia eilės tvarka sudedamos į dėžutes su etiketėmis. Etiketėje rašomas fondo numeris ir pavadinimas, apyrašo numeris, dėžutėje esančių bylų numeriai ir metai, saugojimo terminas. Laikino saugojimo bylos gali būti saugomos ne dėžutėse.

       36. Byloms (dokumentams), kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktas.

       Aktas derinamas ir tvirtinamas, kai tų metų nuolatinio saugojimo bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į suderintus ir patvirtintus bylų apyrašus.

 37. Patvirtinus naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

 38. Nuolatinio saugojimo bylos Archyve saugomos iki 20 metų nuo jų įtraukimo į apskaitą. Per šį laikotarpį dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka turi būti perduoti saugoti valstybės archyvui.

 39. Dokumentai laikinai perduodami naudotis teisės aktų nustatyta tvarka.

 

______________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                       Vilniaus miesto savivaldybės administracijos

                                                                                        dokumentų saugojimo tvarkos aprašo priedas

 

 

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

____________________________________________________

(struktūrinio dalinio pavadinimas)

 

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS

BENDRŲJŲ REIKALŲ DEPARTAMENTO

ARCHYVAS

TVIRTINU

__________________

(pareigų pavadinimas)

__________________

(parašas)

__________________

(vardas, pavardė)

 

 

TVIRTINU

__________________

(pareigų pavadinimas)

__________________

(parašas)

__________________

(vardas, pavardė)

 

DOKUMENTŲ (BYLŲ) PERDAVIMO IR PRIĖMIMO AKTAS

 

20      -…….-…….Nr.

Vilnius

 

Vilniaus miesto savivaldybės administracijos _______________________________ perduoda,

                                                                                                                                (struktūrinio dalinio pavadinimas)

 o Vilniaus miesto savivaldybės administracijos Bendrųjų reikalų departamento Archyvas priima šiuos  dokumentus:

 

Eil.

nr.

Bylos indeksas

Bylos pavadinimas

Chronologinės

ribos

Bylų kiekis

Pastabos

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           

       Iš viso perduodama _________________________________________  saugojimo vienetų (bylų).

                                                                (skaitmenimis ir žodžiais)

 

Perdavė       _____________            ______________                       ________________________

                                 (pareigos)                                                      (parašas)                                                               (vardas ir pavardė)                                               

Priėmė        _____________             ______________                       ________________________

                                 (pareigos)                                                      (parašas)                                                               (vardas ir pavardė)               

 

Į pradžią