Keičiantis Susijęs Pakeistas Atsisiųskite aktą byloje
ĮSAKYMAS, Nr. 40-79 2014-03-20
Padalinys: VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

Redakcija:
Į pabaigą
Komentarai 
DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO

 

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS

ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS

 

ĮSAKYMAS

DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO

 

  2014 m. kovo 20 d. Nr. 40-79

Vilnius

 

 1. T v i r t i n u Vilniaus miesto savivaldybės veiklos dokumentų valdymo ir interesantų aptarnavimo reglamentą (pridedama).

2. Į p a r e i g o j u Vilniaus miesto savivaldybės administracijos E. miesto departamento direktorių kontroliuoti, kaip vykdomas šis įsakymas.

3. L a i k a u   netekusiu galios Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2012 m. gruodžio 28 d. įsakymą Nr. 40-405 „Dėl Vilniaus miesto savivaldybės veiklos dokumentų valdymo ir interesantų aptarnavimo reglamento tvirtinimo“.

 

 

Administracijos direktorius                                                                                 Valdas Klimantavičius

______________

 

 

PATVIRTINTA

Vilniaus miesto savivaldybės

administracijos direktoriaus

2014 m.  kovo  20  d.

įsakymu Nr. 40-79

 

 

VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS

VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO

R E G L A M E N T A S

I. BENDROSIOS NUOSTATOS

1.   Vilniaus miesto savivaldybės veiklos dokumentų valdymo ir interesantų aptarnavimo reglamentas (toliau – Reglamentas) nustato dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo ir interesantų aptarnavimo raštu, elektroniniu paštu, telefonu ir jiems apsilankius Vilniaus miesto savivaldybėje (toliau – Savivaldybė) tvarką, kad būtų:

1.1.      pagrįstas Savivaldybės veiklos skaidrumas ir atskaitingumas bei užtikrinami susijusių asmenų teisėti interesai;

1.2.      sudaryta galimybė prieiti prie Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės struktūrinių padalinių veiklos dokumentų, kad būtų įgyvendinta piliečių ir kitų asmenų teisė ieškoti, gauti ir skleisti informaciją, taip pat skatinamas Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių bei filialų (seniūnijų) (toliau – Savivaldybės padalinys) veiklos veiksmingumas ir teisėtumas, stiprinant visuomenės pasitikėjimą jais;

1.3.      užtikrintas efektyvus veiklos dokumentų valdymas, kad dokumentai būtų prieinami Savivaldybės darbuotojų poreikiams, laiku ir kokybiškai parengti, apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, naikinimo ir būtų tvarkomi taip, kad būtų užtikrinti Savivaldybės veiklos įrodymai, tenkinami fizinių ir juridinių asmenų poreikiai;

1.4.      išsaugotas Savivaldybės dokumentų paveldas, atminimas ir nacionalinis tapatumas.

2.   Dokumentams, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, šis Reglamentas taikomas tiek, kiek šių klausimų nereglamentuoja kiti teisės aktai.

3.   Reglamentą administruoja Savivaldybės administracijos E. miesto departamento Interesantų aptarnavimo skyrius (toliau –  Interesantų aptarnavimo skyrius).

4.   Vilniaus miesto savivaldybės kontrolės ir audito tarnybos veiklos dokumentų valdymą nustato Vilniaus miesto savivaldybės kontrolierius.

5.   Interesantų aptarnavimą telefonu organizuoja Interesantų aptarnavimo skyriaus Leidimų ir informacijos poskyris. Interesantams informaciją telefonu teikia visi Savivaldybės darbuotojai, pagal funkcijas, nustatytas pareigybės aprašymuose.

6.   Už Savivaldybės veiklos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas Interesantų aptarnavimo skyrius ir Savivaldybės administracijos Personalo departamento Archyvas (toliau – Archyvas).

7.   Savivaldybės darbuotojų pareigos, vardai ir pavardės, elektroninio pašto adresai, tarnybinių telefonų numeriai, šis Reglamentas ir kita reikalinga informacija skelbiama Savivaldybės interneto svetainėje www.vilnius.lt.

8.   Interesantų aptarnavimo skyrius organizuoja personalinių ir vienkartinių leidimų patekti į Savivaldybės administracinį pastatą bei požeminį garažą išdavimą pagal tuo metu galiojantį Leidimų patekti į Vilniaus miesto savivaldybės administracinį pastatą ir Savivaldybės administracinio pastato požeminį garažą administravimo ir automobilių laikymo požeminiame garaže tvarkos aprašą.

9.   Savivaldybės administracijos Užsienio ryšių skyrius (toliau – Užsienio ryšių skyrius) organizuoja užsienio komandiruočių dokumentų rengimą vadovaudamasis Užsienio komandiruočių regimo tvarkos aprašu.

9¹. Savivaldybės administracijos Socialinių reikalų ir sveikatos departamento Socialinių išmokų skyrius organizuoja ir užtikrina Vilniaus miesto savivaldybės gyventojų aptarnavimą Lietuvos Respublikos įstatymais ir Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais nustatytų pašalpų, išmokų ir kompensacijų klausimais. Asmenys aptarnaujami išankstinės registracijos tvarka ir be išankstinės registracijos (eilės tvarka). Išankstinės registracijos tvarka aptarnaujami asmenys, užsiregistravę į priėmimą informacinėje sistemoje (kalendoriuje) internetu sis.vilnius.lt arba bendruoju asmenų aptarnavimo telefonu, kuris skelbiamas Savivaldybės interneto svetainės puslapyje. Pirmumo teise aptarnaujami į priėmimą registruotu laiku atvykę asmenys. Asmeniui neatvykus registruotu laiku ar pavėlavus, aptarnaujami asmenys pagal elektroninę eilių valdymo sistemą (Kauno g. 3) arba atvykę neužsiregistravę (eilės tvarka kitose Socialinių išmokų skyriaus asmenų aptarnavimo vietose) asmenys.

2017 m. liepos 28 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-386 redakcija

 

10.  Reglamente vartojamos sąvokos ir santrumpos:

10.1.   administracinė paslauga viešojo administravimo subjekto veiksmai, apimantys leidimų, licencijų ar dokumentų, kuriais patvirtinamas tam tikras juridinis faktas, išdavimą, asmenų deklaracijų priėmimą ir tvarkymą, asmenų konsultavimą viešojo administravimo subjekto kompetencijos klausimais, įstatymų nustatytos viešojo administravimo subjekto informacijos teikimą asmenims, administracinės procedūros vykdymą;

10.2.   administracinės procedūros sprendimas administracinis sprendimas, kurio priėmimu baigiama administracinė procedūra;

10.3.   administracinis aktas – viešojo administravimo subjekto išleistas nustatytos formos teisės aktas;

10.4.   administracinis reglamentavimas viešojo administravimo subjekto veikla leidžiant nuostatus, taisykles, reglamentus ir kitus norminius teisės aktus įstatymams įgyvendinti;

10.5.   asmuo – fizinis asmuo ar fizinių asmenų grupė, juridinis asmuo, kitas subjektas, neturintis juridinio asmens teisių (komisija, visuotinis narių susirinkimas, nuolatinis pasitarimas);

10.6.   atsakymas – atsižvelgiant į prašymo turinį, žodžiu, raštu ar elektroniniu būdu asmeniui (interesantui) teisės aktų nustatyta tvarka suteikta administracinė paslauga, pateikta informacija, įteikta prašomo administracinio akto kopija, nuorašas ar išrašas, išdėstyta institucijos nuomonė apie asmens kritiką, pasiūlymus ar pageidavimus;

10.7.   byla – pagal tam tikrus požymius sugrupuotų ir susistemintų dokumentų rinkinys;

10.8.   bylų apyrašas (sąrašas) Savivaldybės institucijų ir Savivaldybės administracijos, Savivaldybės struktūrinio padalinio  sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas;

10.9.   blankas – spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su joje išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju, turinčiu teisės aktų suteiktus įgaliojimus;

10.10.           dokumentacijos planas – Savivaldybės institucijų ir Savivaldybės administracijos veiklos dokumentų susisteminimo metų planas;

10.11.           dokumentas – interesanto veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos;

10.12.           dokumentas pasirašytas per Savivaldybės informacinę dokumentų valdymo sistemą „IVS @vilys“ – kiekvieno Savivaldybės dokumentų valdymo sistemos naudotojo prisijungimo duomenys (vartotojas ir slaptažodis) vienareikšmiškai identifikuoja konkretų valstybės tarnautoją ar darbuotoją, kurio duomenys, logiškai susieti su pasirašomu dokumentu, laikomi elektroniniu parašu ir turi tokią pat teisinę galią kaip ir parašas Savivaldybės rašytiniuose vidaus dokumentuose;

10.13.           dokumento išrašas – nustatyta tvarka parengta ir patvirtinta dokumento dalis;

10.14.           dokumento kopija –  techninėmis dauginimo, fotokopijavimo, faksimilinio perdavimo ir kitomis operatyviosios poligrafijos priemonėmis padarytas teksto atgaminys, reprodukcija.  Dokumento kopija tvirtinama atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu, kuris dedamas taip, kad liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, teisės aktais tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu;

10.15.           dokumento nuorašas  atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz.: rezoliucijos, vizų, parašų);

10.16.           dokumento konvertavimas – programinės ir (ar) techninės aplinkos ar pateikimo būdo pakeitimas užtikrinant dokumentuose užfiksuotos informacijos išsaugojimą;

10.17.           dokumento priedas – dokumento atskirai įforminta jo turinio sudedamoji dalis;

10.18.           pridedami dokumentai – dokumente pateiktus faktus ar argumentus pagrindžiantys papildomi pridedami dokumentai ar dokumentų kopijos, išrašai, nuorašai ar kita);

            2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

10.19.           dokumento rekvizitas –  dokumento turinio sudedamoji dalis ar su dokumentu susijusių procedūrų įforminimo elementas;

10.20.           dokumentų registras – dokumentų registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje);

10.21.           dokumento sudarytojas – Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos narys, Savivaldybės tarybos kolegija, Savivaldybės meras, Savivaldybės tarybos sekretorius ir Tarybos sekretoriato vadovas, Savivaldybės administracijos direktorius ir Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojai,  Savivaldybės administracija, Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas, Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, turintys teisės aktų suteiktus įgaliojimus sudaryti dokumentus;

10.22.    dokumentų apyvarta Savivaldybės parengtų ar gautų dokumentų tvarkymas iki jų priskyrimo bylai;

10.23.    dokumento skaitmeninė kopija – dokumento atvaizdas, pagamintas informacinių technologijų priemonėmis perkeliant dokumento vaizdą į kompiuterio rinkmeną;

10.24.    dokumentų valdymas – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės struktūrinio  padalinio  vidaus administravimo sritis, kuri apima dokumentų rengimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą;

10.25.    dokumentų vertės ekspertizė – dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas;

10.26.    dokumentų užduočių vykdymo kontrolė – tai valdymo institucijos veiklos sritis, užtikrinanti užduočių įvykdymą;

10.27.    dokumento vykdymo trukmė – laikas, per kurį turi būti įvykdyta nurodyta užduotis arba pavedimas;

10.28.    elektroninė byla – pagal tam tikrus kriterijus susistemintas elektroninių dokumentų ir su jais susijusios informacijos rinkinys;

10.29.    elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu;

10.30.    kvalifikuotas elektroninis parašas – saugus elektroninis parašas, sudarytas saugia parašo formavimo įranga ir patvirtintas galiojančiu kvalifikuotu sertifikatu;

10.31.    elektroninių dokumentų saugojimo posistemis – Savivaldybės informacinės dokumentų valdymo sistemos dalis, skirta saugoti elektroninius dokumentus teisės aktų nustatytą laiką;

10.32.    elektroninė paslaugų valdymo sistema – sistema, per kurią Savivaldybės teikiamas paslaugas interesantai gali užsisakyti internetu;

10.33.    elektroninio dokumento turinys – elektroninio dokumento dalis, kurioje tekstine, grafine ar kita forma pateikiama informacija. Elektroninio dokumento turinys neapima metaduomenų ir elektroninių parašų;

10.34.    elektroninių laiškų administratorius – Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojas, atsakingas už per Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais gautų dokumentų administravimą. Elektroninių laiškų administratorius, gavęs per IVS „@vilys“ asmens dokumentą, perduoda tą dokumentą Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojams registruoti arba registruoja gautą elektroninį laišką ir informuoja asmenį apie tai, kad jo laiškas buvo gautas ir perduotas nagrinėti pagal kompetenciją;

10.35.    įgaliotas asmuo – Savivaldybės valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį, Savivaldybės tarybos, Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovo teisės aktu (sprendimu, potvarkiu, įsakymu) įgaliotas atlikti juridinius veiksmus;

10.36.    individualus administracinis aktas – vienkartinis teisės taikymo aktas, skirtas konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei;

10.37.    informacijos teikimas – informacijos atskleidimas perduodant ar kitu būdu padarant ją prieinamą pareiškėjams, užtikrinant pareiškėjams teisę laisvai susipažinti su dokumentais ir (ar) panaudoti komerciniams arba nekomerciniams tikslams;

10.38.    informacinė paslauga paslauga, kuria suteikiama informacija interesantui, nereikalaujanti jokių papildomų veiksmų Savivaldybėje;

10.39.    interesantas – fizinis asmuo ar fizinių asmenų grupė, juridinis asmuo, kitas subjektas, neturintis juridinio asmens teisių (komisija, visuotinis narių susirinkimas, nuolatinis pasitarimas);

10.40.    interesanto atstovas – asmuo, turintis teisę civilinių įstatymų nustatyta tvarka atstovauti interesantui;

10.41.    interesantų aptarnavimas – veikla, apimanti interesantų aptarnavimą jiems atvykus į Savivaldybę, aptarnavimą telefonu, prašymų ir skundų, gautų tiesiai iš interesantų ar atsiųstų paštu, įskaitant ir elektroninį būdą (kurjerių paštu, faksu, elektroniniu paštu ar kitomis elektroninėmis priemonėmis), nagrinėjimą, priimtų sprendimų įforminimą ir perdavimą interesantams;

10.42.    IVS „@vilys“ – Savivaldybės informacinė dokumentų valdymo sistema;

10.43.    ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kuriems nustatytas saugojimo terminas nuo 26 iki 100 metų (elektroninių – nuo 11 metų iki 100 metų);

10.44.    įvestis – elektroninių dokumentų įtraukimo į Savivaldybės informacinę dokumentų valdymo sistemą procesas, apimantis dokumentų registravimą ir sisteminimą;

10.45.    kalendoriniai metai – dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus;

10.46.    kontekstinė informacija – informacija apie dokumento sandarą, turinį ir aplinką, sudaranti būtinas ir pakankamas sąlygas dokumento autentiškumui ir prieinamumui užtikrinti;

10.47.    metaduomenys – struktūrizuoti duomenys, aprašantys dokumento sandarą, aplinką bei jo valdymo ypatumus per visą dokumento gyvavimo laiką;

10.48.     miesto problemos – Savivaldybės, per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą teikiama paslauga, kuria naudodamiesi asmenys gali pranešti atsakingiems pareigūnams informaciją apie esančią netvarką Vilniaus mieste;

10.49.    norminis administracinis aktas – teisės aktas, nustatantis elgesio taisykles, skirtas individualiai neapibrėžtai asmenų grupei;

10.50.    nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti nuolat;

10.51.    trumpai saugomi dokumentai – dokumentai (bylos), kuriems nustatyti saugojimo terminai nuo 1 iki 25 metų;

10.52.    oficialus dokumentas – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės struktūrinio padalinio  ar įgalioto asmens vykdant teisės norminių aktų nustatytus įgaliojimus sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, įtrauktas į IVS „@vilys“ apskaitą arba  į kitais teisės aktais nustatytas apskaitos informacines sistemas ar registrus;

10.53.    oficialus elektroninis dokumentas – vykdant norminių teisės aktų nustatytus įgaliojimus informacinių technologijų priemonėmis Savivaldybės sudarytas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu ir įtrauktas į Savivaldybės informacinę dokumentų valdymo sistemą;

10.54.    pareigūnas valstybės politikas, valstybės tarnautojas ar kitas asmuo, atliekantys viešojo administravimo funkcijas ir pagal įstatymus turintys įgaliojimus duoti nepavaldiems asmenims teisės aktų nustatytus privalomus vykdyti nurodymus;

10.55.    pareiškėjas – Lietuvos Respublikos pilietis, valstybės, pasirašiusios Europos ekonominės erdvės susitarimą, pilietis, užsienietis, turintis leidimą gyventi Lietuvos Respublikoje, ar šių asmenų grupė, Lietuvos Respublikos juridinis asmuo, juridiniai asmenys ar kitos organizacijos, įregistruotos valstybėje, pasirašiusioje Europos ekonominės erdvės susitarimą, ar jų atstovybės ir filialai, įsteigti Lietuvos Respublikoje, įteikę ar atsiuntę Savivaldybei  rašytinį dokumentą;

10.56.    paslaugos specifikacija – konkrečios (unikalios) paslaugos teikimą, atlikimą, valdymą, interesanto informavimą aprašančių bei reglamentuojančių dokumentų visuma;

10.57.    paslaugos byla – dokumentų, susijusių su paslaugos valdymu IVS „@vilys“,  saugojimo vieta (aplankas ar segtuvas);

10.58.    paslaugos administratorius – Savivaldybės administracijos darbuotojas, kuris paslaugos vadovo pavedimu turi įgaliojimus sukurti, keisti ar papildyti konkrečios paslaugos specifikacijas IVS „@vilys“ šio Reglamento nustatyta tvarka (paslaugos vadovas gali būti paslaugos administratoriumi);

10.59.    paslaugos vadovas – Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas, atsakingas už Savivaldybės struktūrinio padalinio teikiamų paslaugų įgyvendinimą, paslaugų specifikacijų atitikimą norminiams teisės aktams ir paslaugų optimizavimo procesus;

10.60.    paslaugos operatoriusSavivaldybės struktūrinio padalinio darbuotojas, kuris priima interesanto užsakymą paslaugai atlikti, suteikia pradinę informaciją, registruoja  prašymą atlikti paslaugą IVS „@vilys“ sistemoje, atlikus paslaugą išduoda interesantui nustatytos formos dokumentą, taip pat priima mos dokumentą, taip pat priimanatymas - 25 riėmimas - Savivaldybės langelio pristatymasbėjeresantų aptarnavimo reglamentas;

10.61.obuir registruoja interesantų atsiliepimus dėl paslaugų tobulinimo;

10.62.    paslaugos vykdytojas – Savivaldybės administracijos darbuotojas ar darbuotojai, atliekantys visus numatytus veiksmus, reikalingus paslaugai suteikti;

10.63.    pavedimas – paskyrimas ar įpareigojimas atlikti tam tikrą užduotį;

10.64.    pranešimas asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę), kuriame nurodoma, kad yra pažeistos kito asmens teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti;

10.65.    prašymas su asmens teisių ar teisėtų interesų pažeidimu nesusijęs asmens kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę) prašant priimti administracinį sprendimą arba atlikti kitus teisės aktuose nustatytus veiksmus (priimti administracinį sprendimą), kai išdėstoma asmens nuostata tam tikru klausimu, pranešama apie Savivaldybės veiklos pagerėjimą ar trūkumus ir pateikiami pasiūlymai jiems ištaisyti, informuojama apie valstybės tarnautojų ar darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartį ir gaunančių darbo užmokestį iš Savivaldybės biudžeto, piktnaudžiavimą ar neteisėtus veiksmus, nesusijusius su konkretaus asmens interesų ar teisių pažeidimu, kai atkreipiamas dėmesys į tam tikrą padėtį, ir kiti asmeniniai kreipimaisi į Savivaldybę;

10.66.    privati informacija – ypatingi fizinio asmens duomenys, kaip juos nustato Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas (duomenys, susiję su fizinio asmens rasine ar etnine kilme, politiniais, religiniais, filosofiniais ar kitais įsitikinimais, naryste profesinėse sąjungose, sveikata, lytiniu gyvenimu, taip pat informacija apie asmens teistumą), informacija apie jo asmenį ir jo šeimos gyvenimą, su fizinio asmens garbe ir orumu susijusi informacija; 

10.67.    dokumento registravimas – dokumento įrašymas į Savivaldybės kompiuterinės informacinės dokumentų valdymo sistemos apskaitą ar kitą Savivaldybėje nustatyta tvarka įteisintą informacinę dokumentų valdymo sistemą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą;

10.68.    rezoliucija – vadovo užrašytas nurodymas ant dokumento;

10.69.    saugojimo terminas – laikas, kurį dokumentas turi būti išsaugotas;

10.70.    Savivaldybė – įstatymo nustatytas valstybės teritorijos administracinis vienetas, kurio bendruomenė turi Konstitucijos laiduotą savivaldos teisę, įgyvendinamą per to valstybės teritorijos administracinio vieneto nuolatinių gyventojų išrinktą savivaldybės tarybą ir jos sudarytas, jai atskaitingas vykdomąja ir kitas savivaldybės institucijas ir įstaigas. Savivaldybės yra viešas juridinis asmuo;

10.71.    Savivaldybės administravimo subjektai – savivaldybių institucijos ar įstaigos, jų valstybės tarnautojai ir pareigūnai, savivaldybės įmonės, viešosios įstaigos, kurių savininkė ar dalininkė yra savivaldybė, asociacijos, įgalioti atlikti viešąjį administravimą. Tokius viešojo administravimo įgaliojimus suteikia įstatymų įgaliotos savivaldybės institucijos savo priimtu teisės aktu;

10.72.    Savivaldybės blankas  spausdinta ar kitaip parengta dokumento forma su išdėstytais dokumento rekvizitais, susijusiais su dokumento sudarytoju: Savivaldybės tarybos, Savivaldybės tarybos nario, Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės administracijos departamentų ir jų padalinių,  Savivaldybės administracijos skyrių ir tarnybų, neįeinančių į departamentų struktūrą, teritorinių padalinių, turinčių teisės aktų suteiktus įgaliojimus;

10.73.    Savivaldybės dokumentai – Savivaldybės veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos (raštai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt. dokumentai popieriniame ar skaitmeniniame formate);

10.74.    Savivaldybės struktūriniai padaliniai – Savivaldybės tarybos ir Savivaldybės administracijos struktūriniai padaliniai;

10.75.    Savivaldybės teisės aktas – tai Savivaldybės leidžiami sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir jais tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai;

10.76.    Savivaldybės vadovybė – Savivaldybės meras, Savivaldybės mero pavaduotojai, Savivaldybės tarybos sekretorius, Savivaldybės administracijos direktorius, Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojai;

10.77.    susipažinimas su dokumentu IVS „@vilys“ – IVS „@vilys“ mygtuko „Susipažinau“ paspaudimas, reiškiantis, kad su dokumento turiniu susipažinta turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popieriniame variante dedama susipažinimo žyma.

10.78.    skundas asmens rašytinis kreipimasis į viešojo administravimo subjektą (Savivaldybę), kuriame nurodoma, kad yra pažeistos jo teisės ar teisėti interesai, ir prašoma juos apginti;

10.79.    skundų administratorius – Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojas, atsakingas už per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą gautų dokumentų administravimą. Skundų administratorius gavęs per IVS „@vilys“ asmens dokumentą perduoda tą dokumentą Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovui nagrinėti pagal kompetenciją, sukurdamas jam užduotį IVS „@vilys“;

10.80.    tarnybinė pagalba – viešojo administravimo subjekto veikla teikiant informacinę ir kitokią pagalbą kitam viešojo administravimo subjektui šio prašymu;

10.81.    tarnybinės veiklos dokumentai – Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės tarybos sekretoriato, Savivaldybės valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis,  Savivaldybės struktūrinio padalinio ar Savivaldybės struktūrinių padalinių  vadovų parengti dokumentai, kuriuose aprašomas koks nors įvykis, keliamas, derinamas klausimas, adresuotas Savivaldybės vadovybei, Savivaldybės tarybos sekretoriatui, Savivaldybės struktūriniams padaliniams, Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovams;

10.82.    užduotis veiksmų, reikalingų kokiam nors tikslui pasiekti, visuma;

10.83.    užduoties kuratorius – vadovas, vykdantis viešojo administravimo funkcijas ir pagal įstatymus turintis įgaliojimus pavesti, koordinuoti, kontroliuoti užduotis ir įvertinti jų vykdymą;

10.84.    užduoties vykdytojas – darbuotojas, atsakingas už konkrečios užduoties vykdymą;

10.85.    vadovas – bendras vadovaujančio asmens pavadinimas; gali būti valstybės, Vyriausybės, įmonės, įstaigos vadovas;

10.86.    vadovo pavedimo lapelis – Savivaldybės vadovybės raštu įformintas pavedimas;

10.87.    valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos, įmonės – valstybės ir savivaldybių institucijos ir įstaigos, finansuojamos iš valstybės ar savivaldybių biudžetų, valstybės pinigų fondų, valstybės ir savivaldybių įmonės;

10.88.    valstybės tarnautojai ir darbuotojai –  Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis;

10.89.    veiklos dokumentai – Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, Savivaldybės struktūrinio padalinio vykdant veiklą sudaryti, patvirtinti, gauti, iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai;

10.90.    vertinamoji analizė – veikla, atliekama analizuojamo dalyko tinkamumui, adekvatumui ir rezultatyvumui nustatyti, siekiant užsibrėžtų tikslų;

10.91.    vidaus administravimas – veikla, kuria užtikrinamas viešojo administravimo subjekto savarankiškas funkcionavimas (struktūros tvarkymas, dokumentų, personalo, turimų materialinių ir finansinių išteklių valdymas), kad jis galėtų atlikti viešąjį administravimą;

10.92.    viešasis administravimas – įstatymų ir kitų teisės aktų reglamentuojama viešojo administravimo subjekto Savivaldybės veikla, skirta įstatymams ir kitiems norminiams teisės aktams įgyvendinti priimant norminius administracinius aktus ir kitus sprendimus, atliekant įstatymų ir administracinių sprendimų įgyvendinimo kontrolę, teikiant įstatymų nustatytas administracines paslaugas, administruojant viešųjų paslaugų teikimą ir atliekant viešojo administravimo subjekto vidaus administravimą;

10.93.    viešojo administravimo subjektas valstybės institucija ar įstaiga, Savivaldybės institucija ar įstaiga, pareigūnas, valstybės tarnautojas, valstybės ar Savivaldybės įmonė, viešoji įstaiga, kurios savininkė ar dalininkė yra valstybė ar Savivaldybė, asociacija, įgalioti atlikti viešąjį administravimą;

10.94.    viešoji paslauga Savivaldybės kontroliuojamų juridinių asmenų (įmonių, įstaigų, organizacijų) veikla teikiant asmenims socialines, švietimo, mokslo, kultūros, sporto ir kitas įstatymų numatytas paslaugas. Įstatymų numatytais atvejais ir tvarka viešąsias paslaugas gali teikti ir kiti asmenys;

10.95.    viešojo administravimo institucija – kolegialus ar vienvaldis viešojo administravimo subjektas, pagal įstatymus turintis įgaliojimus priimti norminius administracinius aktus (Savivaldybės taryba, Savivaldybės meras, Savivaldybės administracijos direktorius);

10.96.    viešojo administravimo įstaiga – valstybės ar Savivaldybės biudžetinė įstaiga, pagal įstatymus turinti įgaliojimus atlikti viešąjį administravimą;

10.97.    viešųjų paslaugų teikimo administravimas – viešojo administravimo subjektų veikla nustatant viešųjų paslaugų teikimo taisykles ir režimą, steigiant viešąsias įstaigas arba išduodant leidimus teikti viešąsias paslaugas kitiems asmenims, taip pat viešųjų paslaugų teikimo priežiūra ir kontrolė;

10.98.    viešųjų paslaugų teikimo režimas – teisės aktų nustatytas atlygintinas ar nemokamas viešųjų paslaugų teikimas nustatytais terminais ir tvarka;

10.99.            visuomenės informavimas – vadovaudamasis Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymu, oficialią informaciją apie Savivaldybės veiklą žiniasklaidai ir visuomenei teikia Savivaldybės tarybos Viešųjų ryšių skyrius (toliau – Viešųjų ryšių skyrius). Atsisakyti suteikti informaciją galima tik šio įstatymo nustatyta tvarka. Informacijos teikimą reglamentuoja Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2011-10-28 įsakymu Nr. 30-1574 „Dėl bendravimo su žiniasklaida ir informacijos pateikimo tvarkos“.

II. INTERESANTŲ APTARNAVIMO, PILIEČIŲ PRAŠYMŲ IR SKUNDŲ

NAGRINĖJIMO TVARKA

11.  Savivaldybės darbuotojai, aptarnaudami asmenis, nagrinėdami jų prašymus ir skundus, privalo vadovautis pagarbos žmogaus teisėms, teisingumo, sąžiningumo ir protingumo, taip pat Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatyme įtvirtintais įstatymo viršenybės, objektyvumo, proporcingumo, nepiktnaudžiavimo valdžia, tarnybinio bendradarbiavimo, efektyvumo, subsidiarumo ir vieno langelio principais, o teikdami interesantui informaciją – Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatyme nustatytais informacijos išsamumo, tikslumo, teisėtumo ir objektyvumo principais.

12.  Draudžiama atsisakyti aptarnauti asmenis (nagrinėti asmenų prašymus ir skundus) motyvuojant tuo, kad nėra šią funkciją vykdančio darbuotojo. Valstybės tarnautojo ar darbuotojo atostogų, komandiruočių ir kitais nebuvimo tarnyboje atvejais asmenų prašymų nagrinėjimas turi būti pavedamas kitiems darbuotojams.

13.  Jeigu Savivaldybės darbuotojo nėra darbe (atostogos, komandiruotė, nedarbingumas), Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas užregistruoja užduotį 1111 pagalbos tarnyboje ir nurodo Savivaldybės darbuotoją, atsakingą už nesančio darbuotojo funkcijų vykdymą. Atsakingas Informacinių technologijų skyriaus darbuotojas, gavęs 1111 pagalbos tarnyboje užregistruotą užduotį, nurodytam Savivaldybės darbuotojui suteikia pavadavimo teises IVS „@vilys“.

14.  Nagrinėjantis asmens prašymą darbuotojas pats nusišalina nuo prašymo nagrinėjimo arba turi būti nušalintas Savivaldybės vadovų (Savivaldybės mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus) sprendimu, jeigu atsiranda Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 25 straipsnio 1 dalyje ir Lietuvos Respublikos viešųjų ir privačių interesų derinimo valstybės tarnyboje įstatymo 11 straipsnyje nurodytos aplinkybės. Darbuotojas, gavęs pavedimą (užduotį) nagrinėti prašymą, pats turi pranešti Savivaldybės vadovybei raštu apie galimą viešųjų ir privačių interesų konfliktą ir jo priežastis.

15.  Savivaldybėje nagrinėjami tik tokie rašytiniai prašymai ir pareiškimai, kurie įskaitomai parašyti valstybine (lietuvių) kalba, yra pareiškėjo pasirašyti, nurodytas jo vardas, pavardė ir gyvenamoji vieta (jeigu pareiškėjas – fizinis asmuo) arba pavadinimas ir buveinės adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo) arba kiti kontaktiniai duomenys ryšiui palaikyti. Asmenų prašymai ir pareiškimai gali būti parašyti ir nevalstybine kalba, jeigu turi įstatymų nustatyta tvarka patvirtintą vertimą į valstybinę kalbą arba jeigu vadovaudamasi tarptautinės teisės aktais tokius prašymus arba pareiškimus pateikia užsienio valstybės institucija ar tarptautinė organizacija.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

16.  Sprendimą dėl rašytinių prašymų, pareiškimų ir skundų, pateiktų nesilaikant Reglamento nustatytų reikalavimų, priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba jo pavaduotojas. Tokie raštai gali būti paliekami nenagrinėti.

17.  Prašymus, skundus, pareiškimus ar pasiūlymus asmenys  gali pateikti žodžiu, raštu (atvykę, paštu, faksu, per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemąoficialiais Savivaldybės elektroniniais pašto adresais arba per nacionalinę elektroninių siuntų pristatymo, naudojant pašto tinklą, informacinę sistemą (toliau – E. pristatymo sistema).

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

18.  Priimami tik tokie žodiniai prašymai, kuriuos galima išspręsti tuoj pat, nepažeidžiant interesanto, kitų asmenų ar institucijos interesų. Prireikus interesantui sudaroma galimybė išdėstyti prašymą raštu.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

19.  Asmenims atsakoma valstybine kalba.

20.  Jeigu su prašymu ar skundu kreipiasi pareiškėjo atstovas, nurodomas atstovo vardas, pavardė, gyvenamoji vieta, atstovavimą liudijantis dokumentas ir pareiškėjas, kurio vardu jis kreipiasi.

21.  Asmuo, prašydamas pateikti privačią informaciją apie save, prašyme turi nurodyti savo asmens kodą. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta pareiškėjo asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Jeigu dėl tokios informacijos kreipiasi asmens atstovas, jis pateikia tapatybę ir atstovavimą liudijantį dokumentą.

22.  Asmens nepasirašyti (anoniminiai) prašymai ir skundai gali būti nenagrinėjami. Jei anoniminiame skunde keliama problema reikalauja faktų patikrinimo, sprendimą dėl anoniminio skundo registravimo priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas.

23.  Asmenų prašymai ir skundai, pateikti elektroniniu būdu ir pasirašyti elektroniniu parašu (arba per Savivaldybėje naudojamą pareiškėjo identifikavimo sistemą), nagrinėjami taip pat, kaip rašytiniai prašymai ir skundai. Atsakymai į šiuos prašymus ar skundus pateikiami interesantui tik elektroniniu būdu, jeigu asmuo arba Lietuvos Respublikos norminiai teisės aktai nenustato kitaip. Prašymai ir skundai, pateikti Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais, turi būti sudaryti taip, kad būtų galima suprasti prašymo turinį, taip pat turi būti nurodytas pareiškėjo vardas ir pavardė arba pavadinimas ir adresas arba kiti kontaktiniai duomenys.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

24.  Kai prašymai registruojami automatizuotai per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą, paslaugos vykdytojas IVS „avilys“ užduotį užsidaro užpildęs „Užduoties rezultatus“, jeigu pareiškėjas nepageidauja kitaip. Sprendimą dėl Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais gautų ir automatizuotai apdorojamų piliečių skundų ir siūlymų registravimo priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas.

25.  Atsakymas elektroniniu būdu turi būti parengtas ir pasirašytas Savivaldybės vadovo arba jo įgalioto asmens saugiu elektroniniu parašu Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158, nustatyta tvarka. Atsakymas į elektroniniu būdu gautą dokumentą gali būti siunčiamas ir be elektroninio parašo (tokiu atveju siunčiama nuskaityta atsakymo popierinė versija, o originalas lieka Savivaldybėje su prierašu „Originalas paštu nebus siunčiamas“).

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

26.  Kai interesantas nekalba ar nesupranta valstybinės kalbos arba dėl sensorinio ar kalbos sutrikimo negali suprantamai išreikšti savo minčių, jį aptarnaujant turi dalyvauti pakviestas vertėjas, sugebantis versti į asmeniui suprantamą kalbą. Vertėjo kvietimu rūpinasi Interesantų aptarnavimo skyrius.

27.  Interesantui ir pareiškėjui neteikiama privati informacija apie kitus asmenis.

28.  Atvykę į Savivaldybę interesantai aptarnaujami Interesantų aptarnavimo skyriuje vieno langelio principu.

29.  Judėjimo, regėjimo, klausos negalią turintiems interesantams Savivaldybės administraciniame pastate pagalbą teikia Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai. Interesantų aptarnavimo skyriuje yra vežimėlis judėjimo negalią turintiems interesantams. Už neįgalių asmenų aptarnavimą Savivaldybėje atsako Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai pagal darbo vietoms priskirtas funkcijas.

30.  Negalią turintys interesantai, negalintys atvykti į Savivaldybę, prašymus, pareiškimus ar skundus gali įteikti per seniūnijas.

            2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

31.  Prašymai ir skundai, gauti tiesiogiai iš asmens ar atsiųsti paštu, turi būti užregistruoti atitinkamame Savivaldybės dokumentų registre.

32.  Elektroniniu būdu gauti asmenų prašymai ir skundai registruojami ir jų valdymas institucijoje organizuojamas Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių nustatyta tvarka.

33.  Priėmus prašymą, asmens pageidavimu įteikiama, o jeigu prašymas gautas paštu arba elektroniniu būdu, asmens pageidavimu per 2 darbo dienas nuo prašymo užregistravimo institucijoje asmens nurodytu adresu arba elektroninio pašto adresu išsiunčiama Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 patvirtintų Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių priede nustatytos formos pažyma apie priimtus dokumentus.

            2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

34.  Interesantų prašymų ir skundų nagrinėjimo terminai ir tvarka:

34.1.   interesantų prašymai nagrinėjami vadovaujantis Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintomis Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklėmis;

34.2.   interesantų skundai nagrinėjami vadovaujantis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu;

34.3.   prašymai pateikti informaciją nagrinėjami Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymo nustatyta tvarka;

34.4.   jeigu prašymo ar skundo nagrinėjimas susijęs su komisijos sudarymu, posėdžio sušaukimu ar kitomis organizacinėmis priemonėmis, dėl kurių atsakymo pateikimas asmeniui gali užsitęsti ilgiau nei nustatyta įstatymuose, Savivaldybės struktūrinis padalinys, kuriam pavesta nagrinėti prašymą ar skundą, apie tai informuoja pareiškėją raštu arba elektroniniu būdu (išsiunčiamas tarpinis atsakymas), administracinės procedūros terminą dėl objektyvių priežasčių galima pratęsti ne ilgiau kaip 10 darbo dienų;

34.5.    jeigu Savivaldybė neįgaliota spręsti prašyme išdėstytų klausimų, prašymas ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo prašymo gavimo Savivaldybėje dienos persiunčiamas kompetentingai institucijai ir apie tai nedelsiant pranešama interesantui (paštu arba el. paštu);

34.6.    jei gautą prašymą ir skundą pavesta nagrinėti Savivaldybės įmonei, įstaigai ar organizacijai, ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo dokumentų gavimo Savivaldybėje datos jie persiunčiami nagrinėti vykdytojams. Apie tai pranešama pareiškėjui raštu (paštu arba el. paštu);

34.7.    tuo atveju, kai nėra institucijos, kuri pagal kompetenciją turėtų nagrinėti prašymą ar skundą, prašymas ar skundas per 5 darbo dienas nuo jo gavimo Savivaldybėje datos grąžinamas pareiškėjui (nurodoma grąžinimo priežastis);

34.8.    prašymai ir skundai, kuriuose yra privačios informacijos, persiunčiami nagrinėti kitiems vykdytojams tik atsiklausus pareiškėjo;

34.9.         prašymo, adresuoto kelioms institucijoms ar padaliniams ir priklausančio kelių institucijų (padalinių) kompetencijai, nagrinėjimą organizuoja pirmasis adresatas. Kitos institucijos privalo be atskiro pirmojo adresato prašymo pateikti savo pasiūlymus dėl prašymo nagrinėjimo ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo prašymo gavimo dienos;

34.10.    Jeigu gautas dokumentas nėra priskirtas dokumentą gavusiam Savivaldybės struktūriniam padaliniui nagrinėti pagal kompetenciją, dokumentas tarnybiniu raštu ne vėliau kaip per 3 darbo dienas persiunčiamas kompetentingam padaliniui.

35.  Draudžiama persiųsti prašymus ir skundus spręsti Savivaldybės institucijoms, įmonėms, įstaigoms, organizacijoms  ar valstybės tarnautojams (darbuotojams), kurių veiksmai skundžiami.

36.  Prašymas, su kuriuo tas pats interesantas per vienus metus kreipiasi į instituciją tuo pačiu klausimu, kurį institucija jau išnagrinėjo ir pateikė atsakymą, arba jeigu paaiškėja, kad tuo pačiu klausimu sprendimą yra priėmęs teismas, pakartotinai nenagrinėjamas, jeigu nenurodomos naujos aplinkybės, sudarančios prašymo pagrindą, ar nepateikiami papildomi argumentai, leidžiantys abejoti ankstesnio atsakymo pagrįstumu.

           2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

37.  Kai kartotinis prašymas nenagrinėjamas, Savivaldybės struktūrinis padalinys, kuriam pavesta prašymą nagrinėti, per 5 darbo dienas nuo kartotinio prašymo ar skundo gavimo Savivaldybėje dienos praneša pareiškėjui, kodėl jo prašymas nenagrinėjamas, ir nurodo tokio sprendimo apskundimo tvarką.  Pranešimą apie atsisakymą nagrinėti kartotinį interesanto prašymą arba skundą pasirašo Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas arba Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas.

38.  Interesantas turi teisę susipažinti su duomenimis apie save, pateikęs asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą. Kai toks prašymas siunčiamas paštu ar per pasiuntinį, prie jo turi būti pridėta notaro patvirtinta asmens tapatybę patvirtinančio dokumento kopija. Kai dėl informacijos apie asmenį kreipiasi jo atstovas, jis pateikia atstovavimą liudijantį dokumentą ir savo asmens tapatybę patvirtinantį dokumentą.

39.  Prašymai ir skundai, persiųsti valstybės politikų, Lietuvos Respublikos Seimo, Lietuvos Respublikos Prezidento ar Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijos, turi būti išnagrinėti įstatymų nustatyta tvarka ir terminais.

40.   Apie prašymo ar skundo išnagrinėjimą ir priimtą sprendimą pareiškėjui turi būti pranešta registruotu, paprastu, elektroniniu paštu, per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą arba  atitinkamas dokumentas pareiškėjui įteikiamas asmeniškai (atsakymas pateikiamas tokiu pat būdu, kokiu buvo pateiktas prašymas, paklausimas ar skundas, jeigu pareiškėjas neprašo kitais). Atsakyme turi būti nurodyti atsakymo motyvai, pagrįsti teisės aktų nuostatomis, taip pat nurodoma atsakymo apskundimo tvarka.

41.  Nagrinėjant kolektyvinį skundą, paklausimą, prašymą atsakymas adresuojamas  tam pareiškėjui, kuris pirmas nurodytas kolektyviniame skunde, jei skundo autoriai nepageidauja, kad atsakymas būtų išsiųstas kitu adresu (tuo atveju apie tai turi būti pažymėta skunde).

42.  Atsakymo į kolektyvinį skundą pabaigoje, prieš nurodant apskundimo tvarką, pageidautina pažymėti, kad skundo atsakymas skirtas ne tik pirmam adresatui, bet visiems šį skundą pasirašiusiems gyventojams.  

 

Pavyzdys. Būtume dėkingi, jei Jūs šiuo atsakymu supažindintumėte ir kitus skundą pasirašiusius asmenis.

 

43.  Vadovaujantis Lietuvos Respublikos teismų praktika, viešojo administravimo subjekto priimtame individualiame administraciniame akte įrašyta bendro pobūdžio nuoroda į atitinkamą įstatymą, kuriame nustatyta sprendimo apskundimo tvarka, nelaikytina tinkamu Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo 8 straipsnio 2 dalies reikalavimų vykdymu. Atsakyme turi būti nurodyti tokie duomenys, iš kurių be papildomų informacijos šaltinių ir laiko sąnaudų pareiškėjui, nepriklausomai nuo jo išsilavinimo, amžiaus, būtų visiškai aišku, kokiai institucija ir per kokį terminą gali būti paduotas skundas dėl gauto atsakymo.

 

Pavyzdys. Šis atsakymas gali būti skundžiamas Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriui (Konstitucijos pr. 3, LT-09601 Vilnius), Vilniaus miesto savivaldybės visuomeninei administracinių ginčų komisijai (Konstitucijos pr. 3, LT-09601 Vilnius) ar Vilniaus apygardos administraciniam teismui  (Žygimantų g. 2,  LT-01102 Vilnius) Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka arba Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriams (Gedimino pr.  56, LT-01110 Vilnius) Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymo nustatyta tvarka.

 

44.  Pareiškėjas, nesutinkantis su priimtu Savivaldybės struktūrinio padalinio sprendimu dėl jo prašymo ar skundo, savo pasirinkimu turi teisę paduoti skundą Savivaldybės merui arba Savivaldybės administracijos direktoriui arba Savivaldybės visuomeninei administracinių ginčų komisijai Lietuvos Respublikos administracinių ginčų komisijų įstatymo nustatyta tvarka ar Vilniaus apygardos administraciniam teismui  Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

45.  Dėl Savivaldybės institucijų pareigūnų piktnaudžiavimo ir biurokratizmo gali būti paduotas skundas Lietuvos Respublikos Seimo kontrolieriams Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymo nustatyta tvarka.

46.  Jeigu per nustatytą prašymo ar skundo nagrinėjimo terminą sprendimas nėra priimamas, pareiškėjas turi teisę tai apskųsti Savivaldybės merui arba Savivaldybės administracijos direktoriui arba Savivaldybės visuomeninei administracinių ginčų komisijai Lietuvos Respublikos administracinių ginčų komisijų įstatymo nustatyta tvarka ar Vilniaus apygardos administraciniam teismui  Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

47.  Vaiko teisių apsaugos skyriaus parengtuose dokumentuose vietoj teisės apskųsti atsakymą Seimo kontrolieriams, nurodoma  teisė atsakymą skųsti Lietuvos Respublikos vaiko teisių apsaugos kontrolieriui.

48.  Savivaldybės darbuotojas, teikdamas informaciją telefonu, privalo pakelti telefono ragelį prieš trečią skambutį (pageidautina), prisistatyti skambinančiajam (pasakyti institucijos pavadinimą, savo pareigas ir pavardę), atidžiai išklausyti asmenį, prireikus paprašyti patikslinti kreipimosi esmę, kalbėti mandagiai ir gebėti trumpai bei suprantamai paaiškinti (aiškiai ir tiksliai atsakyti į interesanto klausimus):

48.1.   ar Savivaldybė kompetentinga spręsti interesantui rūpimą klausimą;

48.2.   kokius dokumentus (pažymą, pareiškimą, kitus dokumentus) ir kaip (asmeniškai ar paštu, elektroniniu būdu) reikia pateikti, kad asmens klausimas būtų išnagrinėtas ir išspręstas;

48.3.   į kokią kitą instituciją asmuo gali kreiptis, jeigu Savivaldybė nekompetentinga spręsti asmeniui rūpimo klausimo, ir nurodyti tos institucijos adresą bei telefono numerį;

48.4.   negalėdamas pateikti išsamios informacijos interesantui telefonu, telefono skambutį peradresuoti kompetentingam Savivaldybės darbuotojui, o jo nesant – už informaciją kompetentingo Savivaldybės struktūrinio padalinio paskirtam darbuotojui;

48.5.   pasistengti iš karto atsakyti į klausimą, prireikus laiko išsamiam atsakymui parengti – tiksliai nurodyti kitą kontaktą telefonu ar kita ryšių priemone ir laiką;

48.6.   baigęs pokalbį, mandagiai atsisveikinti.

            481. Apie galimas korupcijos apraiškas Savivaldybėje gyventojai gali anonimiškai informuoti Pasitikėjimo telefonu, kurio numeris viešai skelbiamas Savivaldybės interneto svetainėje. Pasitikėjimo telefonu gautą informaciją registruoja ir nagrinėja  Personalo departamento Etikos ir nusižengimų tyrimų skyriaus specialistai, atsižvelgdami į Reglamento 48 punkte nustatytus aptarnavimo telefonu reikalavimus.

Pasitikėjimo telefonu gauti pranešimai fiksuojami elektroninėje laikmenoje. Jų pagrindu gali būti inicijuotas tarnybinis ar kitoks patikrinimas Savivaldybės administracijos valstybės tarnautojo (darbuotojo), Savivaldybės biudžetinės ar viešosios įstaigos, įmonės, organizacijos vadovo atžvilgiu.

            2015 m. birželio 17 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-170 redakcija

 

49.  Savivaldybės darbuotojai  telefonu teikia ir kitą pageidaujamą viešąją informaciją, kuria disponuoja Savivaldybė ir kurią interesantas turi teisę gauti pagal Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių įstaigų įstatymą.

50.  Išvykdami į komandiruotę, atostogų, Savivaldybės darbuotojai turi peradresuoti telefono skambučius pavaduojančiam darbuotojui. Skambučių peradresavimą pagal tarnybinį pavedimą organizuoja E. miesto departamento Informacinių technologijų skyrius.

51.  Savivaldybės interesantų aptarnavimo salėje (Interesantų aptarnavimo skyriaus Leidimų ir informacijos poskyris) yra piliečių ir kitų asmenų pageidavimų, siūlymų ir pastabų knyga, įrengta pageidavimų ir siūlymų dėžutė, kad interesantai galėtų raštu pareikšti savo nuomonę apie aptarnavimo kokybę, išdėstyti savo pageidavimus ir siūlymus.

52.  Kartą per savaitę Interesantų aptarnavimo skyriaus Leidimų ir informacijos  poskyrio vedėjas peržiūri įrašus pageidavimų, siūlymų ir pastabų knygoje bei laiškus pageidavimų ir siūlymų dėžutėje ir teikia informaciją Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjui. Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas, apibendrinęs informaciją, teikia ją Savivaldybės vadovybei bei struktūrinių padalinių vadovams.

53.  Interesantų aptarnavimo skyrius ne rečiau kaip vieną kartą per metus vykdo asmenų anoniminę apklausą, kad sužinotų:

53.1.   ar interesantai pakankamai informuoti apie Savivaldybės darbo laiką;

53.2.   ar interesantams patogus Savivaldybėje nustatytas priėmimo laikas;

53.3.   ar interesantams tenka ilgai laukti priėmimo;

53.4.   ar mandagiai interesantai buvo aptarnaujami;

53.5.   ar interesantams rūpimi klausimai buvo išspręsti pakankamai kvalifikuotai;

53.6.   ar interesantus patenkino atsakymų į prašymus ir skundus pateikimo terminai;

53.7.   ar interesantai buvo informuoti apie veiksmus, kurių institucija ėmėsi jų klausimams spręsti.

54.  Gali būti pateikta ir kitų su asmenų aptarnavimu susijusių klausimų. Apklausos duomenys ir kita informacija panaudojami interesantų aptarnavimo ir paslaugų teikimo kokybei gerinti.

III. INTERESANTŲ PRIĖMIMAS PAS SAVIVALDYBĖS VADOVYBĘ, SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DEPARTAMENTŲ DIREKTORIUS AR KITUS SAVIVALDYBĖS STRUKTŪRINIŲ PADALINIŲ VADOVUS

55.  Interesantų prašymus užsirašyti į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę, Savivaldybės administracijos departamentų direktorius ar kitus Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovus, kuriems yra nustatytas gyventojų priėmimo laikas, registruoja Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba jo pavaduotojas bendra tvarka IVS „@vilys“ ir informacinėje sistemoje „Interesantų priėmimo grafikas“.

56.  Interesantai prašymus užsirašyti į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę (Savivaldybės merą, Savivaldybės mero pavaduotojus, Savivaldybės tarybos komitetų ir komisijų pirmininkus, Savivaldybės administracijos direktorių) Interesantų aptarnavimo skyriui pateikia raštu laikydamiesi šių reikalavimų:

56.1.              prašymas užsirašyti į priėmimą registruojamas, jei įskaitomai parašytas valstybine (lietuvių) kalba, yra pareiškėjo pasirašytas, nurodytas jo vardas, pavardė ir gyvenamoji vieta (jeigu pareiškėjas – fizinis asmuo) arba pavadinimas ir buveinės adresas (jeigu pareiškėjas – juridinis asmuo) arba kiti kontaktiniai duomenys ryšiui palaikyti. Prašymas gali būti parašytas ir nevalstybine kalba, jeigu turi įstatymų nustatyta tvarka patvirtintą vertimą į valstybinę kalbą arba jeigu vadovaudamasi tarptautinės teisės aktais tokius prašymus arba pareiškimus pateikia užsienio valstybės institucija ar tarptautinė organizacija;

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

56.2.              prašyme turi būti nurodoma, į kurio Savivaldybės vadovo priėmimą interesantas pageidauja būti užregistruotas, nurodomos aplinkybės, dėl ko interesantas pageidauja susitikti su Savivaldybės vadovu, koks Savivaldybės struktūrinis padalinys arba valstybės tarnautojas, arba  darbuotojas sprendė jo klausimą, kuo interesantas nepatenkintas ir kokio rezultato tikisi.

57.     Interesantas apie priėmimo pas Savivaldybės vadovybę (Savivaldybės merą, Savivaldybės mero pavaduotojus, Savivaldybės tarybos komitetų ir komisijų pirmininkus, Savivaldybės administracijos direktorių) galimybę ir priėmimo laiką gali pasiteirauti ir telefonu.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

58.     Prie prašymo pridedamos interesanto turimos klausimo sprendimui reikšmingos dokumentų kopijos. Savivaldybėje turimų dokumentų kopijos nepridedamos.

59.     Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba vedėjo pavaduotojas, siekdamas išsamiai susipažinti su pareiškėjo keliamu klausimu,  turi teisę pareiškėjui nustatyti 20 dienų terminą pateikti papildomus dokumentus ir įrodymus, pagrindžiančius prašymo turinį.

60.     Jei prašymas pateiktas nesilaikant Reglamento reikalavimų, sprendimą registruoti interesantą į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba vedėjo pavaduotojas, organizuojantis Interesantų priėmimą pas Savivaldybės vadovybę.

61.  Asmenų prašymai registruotis į priėmimą pas Savivaldybės vadovybę registruojami Reglamento nustatyta tvarka.

62.  Pasikeitus interesantų priėmimo laikui arba atidėjus interesantų priėmimą, Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai informuoja apie tai pareiškėją  paštu,  telefonu arba elektroniniu paštu.

63.  Interesantai pas Savivaldybės vadovybę į priėmimą registruojami:

63.1.    kai yra akivaizdūs klausimo sprendimo vilkinimo ir biurokratizmo atvejai;

63.2.    kai Savivaldybės struktūriniuose padaliniuose išnagrinėjus klausimą, asmens netenkina gautas atsakymas.

64.  Interesantai pas Savivaldybės vadovybę į priėmimą neregistruojami:

64.1.    jeigu Savivaldybė nėra įgaliota spręsti prašyme išdėstytų klausimų;

64.2.   jeigu asmens klausimo nenagrinėjo Savivaldybės struktūrinių padalinių specialistai;

64.3.   jei tas pats asmuo pakartotinai kreipiasi tuo pačiu klausimu ir prašyme nėra nurodomos naujos aplinkybės, sudarančios prašymo pagrindą.

65.  Kai asmuo nemoka ar nesupranta valstybinės kalbos, dėl sensorinio ar kalbos sutrikimo negali suprantamai išreikšti savo minčių, interesantą į priėmimą pas Savivaldybės vadovus registruojantis darbuotojas apie tai pažymi registracijos kortelėje.

66.  Interesantų aptarnavimo skyrius turi pasirūpinti, kad interesanto, nemokančio ar nesuprantančio valstybinės kalbos arba dėl sensorinio ar kalbos sutrikimo negalinčio suprantamai išreikšti savo minčių, susitikimo su Savivaldybės vadovais metu dalyvautų pakviestas vertėjas (arba interesanto sutikimu – jo giminaitis ar kitas artimas asmuo), sugebantis versti į asmeniui suprantamą kalbą.

67.  Priėmimui pas Savivaldybės vadovybę organizuoti Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo arba jo pavaduotojo paskirtas darbuotojas suformuluoja atitinkamų Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovams užduotis – ne vėliau kaip 3 darbo dienos iki interesanto priėmimo datos pateikti Interesantų aptarnavimo skyriui nustatytos formos pažymas apie interesanto klausimo sprendimo eigą  Savivaldybėje ir teisiškai pagrįstus siūlymus, kaip spręsti interesanto klausimą.

68.  Rengėjų pažyma pateikiama Interesantų aptarnavimo skyriui elektroniniu būdu (elektroniniu paštu arba per IVS „@vilys“) ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki priėmimo pradžios.

69.  Interesantų priėmimą vykdančiam vadovui Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo pavaduotojas ne vėliau kaip prieš vieną darbo dieną iki interesanto priėmimo dienos pateikia interesanto asmens bylą ir pažymą apie interesanto keliamus klausimus.

70.  Po Savivaldybės vadovybės priėmimo ne vėliau kaip kitą darbo dieną vadovo padėjėjas (referentas) Savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriui (toliau – Dokumentų valdymo skyrius) pateikia vadovo suformuluotas užduotis (rezoliucijas) Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovams.

71.  Savivaldybės mero, mero pavaduotojų, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojų užduotis IVS „@vilys“  įveda Dokumentų valdymo skyrius.

72.  Po Savivaldybės tarybos komitetų pirmininkų interesantų priėmimo užduotys IVS  „@vilys“ Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovams neformuluojamos.

73.  Savivaldybės tarybos komitetų pirmininkai Savivaldybės administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams tarnybinius pranešimus teikia per IVS „@vilys

74.  Vieno interesanto priėmimui skiriama ne daugiau kaip 15 minučių. Interesantai registruojami taip, kad interesantų priėmimas būtų baigtas iki nustatyto priėmimo laiko pabaigos.

75.  Kartotinai tuo pačiu klausimu į priėmimą interesantas registruojamas tik tuo atveju, kai nurodomos naujos aplinkybės, sudarančios prašymo pagrindą, ar pateikiami papildomi teisiškai pagrįsti argumentai, leidžiantys ginčyti ankstesnį atsakymą.

IV. BENDRIEJI DOKUMENTŲ RENGIMO IR REGISTRAVIMO REIKALAVIMAI

76.  Savivaldybės dokumentai įforminami tokių formatų  popieriaus lapuose: A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm) ir A4L (297 x 210 mm), paliekant tokio pločio paraštes:

76.1.  A4 (210 x 297 mm) ir A5 (148 x 210 mm) kairioji – 30 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip 10 mm, viršutinė – 20 mm, apatinė –  ne mažesnė kaip 20 mm;

76.2.  A4L (297 x 210 mm) kairioji – ne mažesnė kaip 20 mm, dešinioji – ne mažesnė kaip   10 mm, viršutinė – ne mažesnė 30 mm, apatinė –  ne mažesnė kaip 20 mm.

77.  Savivaldybės dokumentų spausdinimas ir numeravimas:

77.1.  Savivaldybės dokumentai spausdinami tik vienoje lapo pusėje, jei kiti teisės norminiai aktai ar galiojantys standartai nenustato kitaip;

77.2.  Savivaldybės dokumentų teksto pastraipų pirmosios eilutės spausdinamos vienodu, ne didesniu kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės;

77.3.  kelių lapų dokumento numeruojamas antras ir kiti lapai. Lapai numeruojami viršutinės paraštės viduryje arabiškais skaitmenimis be taškų ir brūkšnelių;

77.4.  Savivaldybės veiklos dokumentai rašomi 12 dydžio ,,Times New Roman“ šriftu. Prireikus lentelėje, priedų žymoje ar pan. gali būti naudojamas ir mažesnis dydis.

78.  Savivaldybės ir jos struktūrinių padalinių veiklos dokumentų rengimo ir įforminimo rekvizitai yra šie: Savivaldybės herbas, dokumento sudarytojo pavadinimas, Savivaldybės duomenys, specialioji žyma, dokumento versijos nuoroda,  priedo žyma, dokumento gavimo registracijos žyma, dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda, dokumento sudarymo vieta, adresatas, rezoliucija, dokumento tvirtinimo žyma, dokumento tekstas, parašas, dokumento suderinimo žyma, vizos, supažindinimo žyma, rengėjo nuoroda, dokumento paieškos nuoroda, kopijos tikrumo žyma.

79.  Kiekvienas dokumento rekvizitas rašomas nustatytoje vietoje ar plote. Kai dokumento rekvizitai išdėstomi ne viename lape, jie turi būti išdėstyti taip, kad į atskirą lapą nebūtų perkeliamas vien parašo rekvizitas ir po juo rašomi kiti rekvizitai.

80.  Savivaldybės veiklos dokumentai skirstomi:

80.1.   Savivaldybės parengti dokumentai:

80.1.1.  Savivaldybės teisės aktai – tai Savivaldybės leidžiami individualūs (vienkartiniai teisės taikymo aktai, skirti konkrečiam asmeniui ar nurodytai asmenų grupei), norminiai (nustatantys elgesio taisykles, skirtas individualiai  neapibrėžtai asmenų grupei) teisės aktai – Savivaldybės tarybos sprendimai, Savivaldybės tarybos kolegijos protokoliniai nutarimai, Savivaldybės mero potvarkiai ir Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojų, Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovų įsakymai;

80.1.2.  Savivaldybės teisės aktais tvirtinami kiti dokumentai, nustatantys įstatymų ir kitų teisės aktų įgyvendinimo normas (nuostatai, taisyklės, reglamentai, tvarkų aprašai, atostogų grafikai ir pan.);

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

80.1.3.  Savivaldybės dokumentai – dokumentai, kuriuose pateikiama informacija ar duomenys, fiksuojami su Savivaldybės veikla susiję faktai, įvykiai, ryšiai su kitomis įstaigomis (raštai, pažymos, aktai, protokolai, išvados, tarnybiniai pavedimai, tarnybiniai pranešimai, planai, ataskaitos ir kt.);

80.2.              Savivaldybės gauti dokumentai – gauti su Savivaldybės veikla susiję dokumentai;

80.3.              Savivaldybės perimti dokumentai – Savivaldybės iš kitų juridinių ar fizinių asmenų perimti dokumentai.

81.  Savivaldybės teisės aktų (sprendimų, protokolinių nutarimų, potvarkių, įsakymų) blankų rekvizitai yra: herbas, dokumento sudarytojas, dokumento antraštė, dokumento data, registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, tekstas, parašas.

82.  Savivaldybės teisės aktai gali būti papildyti šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, rezoliucija.

83.  Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų (nuostatų, taisyklių, reglamentų, pareigybių aprašymų), nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, rengimo ir įforminimo rekvizitai yra: dokumento tvirtinimo žyma, dokumento antraštė, dokumento tekstas.

84.  Savivaldybės teisės aktais tvirtinami kiti teisės aktai įforminami ne blanke, be parašo rekvizito. Jie nėra Savivaldybės teisės aktų (sprendimų, įsakymų) priedai, todėl priedo žyma nerašoma.

85.  Savivaldybės teisės aktais tvirtinamų kitų teisės aktų, nustatančių teisės aktų įgyvendinimo normas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, kuris brėžiamas po tekstu ties jo viduriu.

86.  Savivaldybės parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas, oficialumas Savivaldybėje ir užtikrinta dokumento paieška. Dokumentai registruojami atitinkamuose registruose  IVS „@vilys“ arba kitose  Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose.

87.  Savivaldybėje oficialiai gautais ir siunčiamaisiais dokumentais pripažįstami tik tie dokumentai, kurie šio Reglamento nustatyta tvarka yra užregistruoti Interesantų aptarnavimo skyriuje arba Savivaldybės struktūriniame padalinyje, kuriam suteikta dokumentų registratoriaus teisė IVS „@vilys“, ar kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje naudojamose dokumentų informacinėse sistemose:

87.1.   dokumentų registratoriaus teises IVS „@vilys“ suteikia Interesantų aptarnavimo skyrius. Kitų Savivaldybės struktūrinių padalinių darbuotojams, kuriems suteikta dokumentų registratoriaus teisė IVS „@vilys“, išduodamas vienodo pavyzdžio spaudų komplektas su asmeniniuais potvarkių, įsakymų) blankuoaktu ar sprendimu, konkrečiu fiziniu ar juridiniu asmeniu arba apibrėžta asmenų grupe.onkrečiu d registratoriaus numeriu;

87.2.   už šių dokumentų (registruojamų ne IVS „@vilys“, o kitose teisės aktais nustatytose ir Savivaldybėje nustatyta tvarka naudojamose dokumentų informacinėse sistemose) registravimą atsakingas Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas.

88.  Kol dokumentas neužregistruotas, jokios kitos procedūros negali būti atliekamos.

89.  Dokumentai Savivaldybėje registruojami vieną kartą:

89.1.              Dokumentų valdymo skyriuje – Savivaldybės vadovų pasirašyti teisės aktai (išskyrus Savivaldybės tarybos sprendimus) jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną;

89.2.   Savivaldybės tarybos sekretoriate – Savivaldybės tarybos sprendimai Savivaldybės tarybos reglamento nustatyta tvarka ir terminais;

89.3.   Interesantų aptarnavimo skyriuje – Savivaldybėje gauti jų gavimo dieną ir siunčiami – pasirašymo dieną;

89.4.   Savivaldybės tarybos, Savivaldybės struktūriniuose padaliniuose už dokumentų registravimą atsakingi asmenys – parengtus vidaus dokumentus (vidaus susirašinėjimo dokumentus, Savivaldybės struktūrinių padalinių veiklos planus, šių planų  ataskaitas, aktus, protokolus, darbo  grafikus  ir kt.), Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovų įsakymus jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną.

90.  Dokumentai, pateikti registruoti Interesantų aptarnavimo skyriui, Dokumentų valdymo skyriui ar kitam įgaliotam dokumentų registratoriui, Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo arba vedėjo pavaduotojo (teisės aktams ir sutartims – Dokumentų valdymo skyriaus vedėjo) leidimu (dėl per didelio darbo krūvio) gali būti registruojami kitą darbo dieną, apie tai pažymint specialiu asmeniniu spaudu su užrašu „Leista dokumentą registruoti kitą darbo dieną“, tačiau dokumento gavimo diena Savivaldybėje ir dokumento nagrinėjimo terminas nesikeičia.

91.  Savivaldybės veiklos dokumentus, kuriuose yra valstybės ar tarnybos paslaptį sudarančios informacijos, teisės aktų nustatyta tvarka tvarko ir apskaito už įslaptintos informacijos administravimą paskirti valstybės tarnautojai.

V. GAUTŲ DOKUMENTŲ PRIĖMIMAS IR REGISTRAVIMAS

92.  Savivaldybėje gautus paštu, kurjerių paštu, elektroniniu paštu, per E. pristatymo sistemą, faksu, taip pat piliečių ir kitų asmenų atneštus dokumentus (raštus, prašymus, pareiškimus, skundus) (toliau – gauti dokumentai) priima Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai pagal darbo vietoms priskirtas funkcijas.

                   2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

93.  Už gautų dokumentų įvykdymą per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą atsakingas yra Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas, gavęs asmens prašymą, pareiškimą ar skundą. Už gautų dokumentų per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą perdavimą nagrinėti pagal kompetenciją atsakingas yra skundų administratorius (jei nėra paskirtas kitas asmuo).

94.  Už oficialiais elektroninio pašto adresais, per E. pristatymo sistemą gautų ir nuskaitytų dokumentų į IVS „@vilys“ registravimą ir perdavimą nagrinėti pagal kompetenciją yra atsakingas Interesantų aptarnavimo skyrius. Už iš Vyriausybės atstovo Vilniaus apskrityje, Valstybės kontrolės, Vyriausybės, ministerijų, savivaldybių, valdžios įstaigų ir kitų juridinių asmenų (toliau – juridiniai asmenys) (išskyrus teismus, antstolių, notarų, advokatų kontoras) oficialiais elektroninio pašto adresais, per E. pristatymo sistemą gautų  Savivaldybės vadovybei skirtų ir nuskaitytų dokumentų IVS „@vilys“ registravimą ir perdavimą nagrinėti pagal kompetenciją yra atsakingas Dokumentų valdymo skyrius.

                   2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

                         2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

95.  Savivaldybės darbuotojas, tiesiogiai gavęs Savivaldybei adresuotą dokumentą, ne vėliau kaip kitą darbo dieną privalo jį pristatyti dokumentų registratoriui šio Reglamento nustatyta tvarka. Neregistruotų dokumentų Savivaldybės vadovybės  rezoliucijos ir užduotys įvedamos tik užregistravus dokumentus IVS „@vilys“.

96.  Gautų dokumentų skirstymas:

96.1.   paštu gauti vokai atplėšiami (išskyrus vokus su žyma ,,Asmeniškai“ ir vokus, adresuotus Savivaldybės tarybos nariams, frakcijoms ir Savivaldybės kontrolės ir audito tarnybai) Interesantų aptarnavimo skyriuje;

96.2.   nustačius, kad gautas atplėštas vokas arba  kad gautame voke trūksta nurodytų dokumento priedų ar pridedamų dokumentų,  dokumente nesant parašo rekvizito, datos ar registracijos numerio, apie tai pažymima gauto dokumento pirmame lape;

96.3.   kai dokumento tekstas neįskaitomas (taikoma ir elektroniniu būdu gautiems dokumentams), įstatymų nustatyta tvarka ir terminais dokumentas grąžinamas jį pateikusiam asmeniui;

96.4.   jei kartu su gautu dokumentu Savivaldybei pateikiami asmens dokumentų (gimimo arba santuokos liudijimas, mokslo baigimo pažymėjimas, diplomas ir kt.) arba kitų svarbių dokumentų originalai,  šie dokumentai, padarius jų kopijas, su aktu grąžinami siuntėjui;

96.5.   vokai išsaugomi ir pridedami prie dokumentų tik tais atvejais, kai pašto antspaudas turi reikšmę išsiuntimo arba gavimo datai užfiksuoti arba kai siuntėjo adresas yra tik ant voko;

96.6.   Savivaldybės administraciniame pastate esančių kitų įstaigų, įmonių ar organizacijų korespondencija nepriimama iš kurjerių ir neregistruojama ir Interesantų aptarnavimo skyrius neatsako už šių dokumentų saugojimą;

96.7.              Savivaldybės gautus dokumentus registratoriams pagal nustatytas darbo vietas ir kuruojamus Savivaldybės struktūrinius padalinius išskirsto Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai pagal darbo vietai priskirtas funkcijas;

96.8.              Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovams adresuoti ir užregistruoti dokumentai paskirstomi į tarnybinio susirašinėjimo pašto dėžutes;

96.9.              Savivaldybės merui ir mero pavaduotojams adresuoti gauti dokumentai paskirstomi pagal tuo metu galiojantį Savivaldybės mero potvarkį;

96.10.          Savivaldybės administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams adresuoti gauti dokumentai paskirstomi pagal tuo metu galiojantį Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymą;

96.11.          Savivaldybei adresuoti dokumentai viešųjų pirkimų klausimais registruojami Savivaldybės administracijos Viešųjų pirkimų skyriui (toliau – Viešųjų pirkimų skyrius). Viešųjų pirkimų skyriaus vedėjas atsakingas už informacijos pateikimą Savivaldybės administracijos direktoriui;

96.12.          sprendimą dėl gautų dokumentų, kurių paskirstyti pagal kuruojamas sritis ir Savivaldybės struktūrinius padalinius nėra galimybės, priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas, o jo nesant – Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo pavaduotojas;

96.13.          dokumento registratorius apie gautą skubią (vėluojančią) korespondenciją turi nedelsdamas informuoti adresatą elektroniniu paštu ir (arba) telefonu.

97.  Gautų dokumentų registravimas:

97.1.   gauti dokumentai registruojami šio Reglamento nustatyta tvarka IVS „@vilys“ ir tvarkomi Dokumentų rengimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117, nustatyta tvarka. Gauti elektroniniai dokumentai registruojami šio Reglamento nustatyta tvarka IVS „@vilys“ ir tvarkomi Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 patvirtintomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis;

97.2.   neregistruojama periodinė spauda, proginiai sveikinimai, kvietimai, reklaminiai lankstinukai, reklaminiai-komerciniai pasiūlymai, privataus pobūdžio laiškai su nuoroda „Asmeniškai“, kita korespondencija, adresuota Savivaldybei, bet nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįrašymo IVS „@vilys“. Esant Savivaldybės vadovybės rezoliucijai, gautas dokumentas turi būti registruojamas. Šios pašto siuntos paskirstomos į Savivaldybės struktūrinių padalinių ir Savivaldybės pastate esančių įmonių, įstaigų ir organizacijų pašto dėžutes;

97.3.   gautus dokumentus šio Reglamento nustatyta tvarka registruoja Interesantų aptarnavimo skyriaus arba kitų Savivaldybės struktūrinių padalinių darbuotojai, kuriems yra suteikta dokumentų registratoriaus teisė (dokumentų registratoriai) pagal darbo vietai priskirtas funkcijas;

97.4.   Savivaldybės tarybos narių paklausimus Savivaldybės vadovybei (Savivaldybės merui, mero pavaduotojams, Savivaldybės administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams bei Savivaldybės tarybos sekretoriui) registruoja Dokumentų valdymo skyrius;

                           2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

97.5.   Savivaldybės vadovybės pasirašytus atsakymus į gautus dokumentus, adresuotus juridiniams asmenims (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras), registruoja Dokumentų valdymo skyrius. Atsakymus, išskyrus Savivaldybės vadovybės pasirašytus, adresuotus juridiniams asmenims (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras), į gautus dokumentus registruoja Interesantų aptarnavimo skyriaus specialistai pagal darbo vietai priskirtas funkcijas arba kitų Savivaldybės struktūrinių padalinių darbuotojai, kuriems yra suteikta dokumentų registratoriaus teisė;

                           2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

97.6.   registruojant gautą dokumentą (interesanto raštą, prašymą, pareiškimą, skundą, kitą dokumentą) pirmojo lapo viršutinės paraštės dešiniajame kampe dedamas registratoriaus spaudas su nustatyta dokumento gavimo data, dokumentas registruojamas IVS „@vilys“, dokumento gavimo registracijos žymoje įrašomas dokumento registracijos numeris, dokumentas nuskaitomas ir prisegamas dokumentų IVS  „@vilys“ registro registracijos kortelėje;

97.7.   gauti dokumentai nuskaitomi, išskyrus gautus iš Lietuvos Respublikos generalinės prokuratūros, Specialiųjų tyrimų tarnybos, Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybos, Policijos departamento,  ir registruojami IVS „@vilys“  dokumentų registruose pagal dokumento rūšį;

                           2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

97.8.   kai techninėmis priemonėmis neįmanoma dokumento nuskaityti arba gautas dokumentas yra labai didelės apimties arba įrištas ar įsegtas, specialiu  Interesantų aptarnavimo skyriaus poskyrių vedėjų leidimu IVS „@vilys“ gali būti įvedamas tik pirmas dokumento lapas  pažymint apie tai gauto dokumento pirmame lape arba IVS „@vilys“ komentare;

97.9.        Savivaldybės struktūrinių padalinių pageidavimu ir Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjui leidus atskiros dokumentų rūšys gali būti nenuskaitomos. Šis leidimas įforminamas Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovo tarnybiniu raštu;

97.10.         užsienio kalba gautus dokumentus registruoja, išverčia į lietuvių kalbą, nuskaito ir teikia adresatams Užsienio ryšių skyrius;

97.11.     faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gauti oficialūs dokumentai registruojami bendra tvarka. Jei vėliau gaunamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia gavimo data ir tuo pačiu numeriu;

97.12.     Savivaldybės oficialiais elektroninio pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gauti dokumentai automatiškai nuskaitomi (perkeliami į IVS „@vilys“) ir perduodami registruoti Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojams pagal darbo vietoms priskirtas funkcijas, iš juridinių asmenų (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras) gauti Savivaldybės vadovybei skirti dokumentai perduodami registruoti Dokumentų valdymo skyriui;

                           2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

                                    2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

97.13.    vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu         Nr. V-158 patvirtintomis Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis siunčiamas elektroninis dokumentas turi būti parengtas ir perduodamas taip, kad jį gavusi įstaiga galėtų nustatyti elektroninio dokumento sudarytoją (siuntėją), elektroninio dokumento datą, registracijos numerį, atpažinti elektroninio dokumento turinį ir identifikuoti elektroninį parašą;

97.14.    Lietuvos Respublikos teisės aktais ir šiuo Reglamentu nustatytos tvarkos neatitinkantys elektroniniu paštu gauti dokumentai gali būti neregistruojami. Sprendimą dėl šių dokumentų registravimo priima Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba jo pavaduotojas.

98.  Vilniaus miesto savivaldybės oficialus elektroninio pašto adresas yra savivaldybe@vilnius.lt – administruoja Interesantų aptarnavimo skyrius.

2019 m. sausio 2 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-2/19 redakcija

 

99.  Dokumentų peržiūros apribojimai:

99.1.              vadovaujantis Lietuvos Respublikos  asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu, dokumentui gali būti nustatytas peržiūros apribojimas. Dokumento peržiūros apribojimus nustato:

99.1.1.      gautiems dokumentams – Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba vedėjo pavaduotojas (pagal Lietuvos Respublikos  asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo reikalavimus ir gauto dokumento turinį);

99.1.2.      Savivaldybės teisės aktų projektams – teisės akto rengėjas;

99.1.3.      Savivaldybės teisės aktams – teisės akto (dokumento) sudarytojas (Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos kolegija, Savivaldybės administracijos direktorius);

99.1.4.      siunčiamiesiems dokumentams – Savivaldybės struktūrinio padalinio, rengusio dokumentą (dokumento rengėjo) vadovas;

99.2.              Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo įsakymu (viza) gali būti nustatomas peržiūros apribojimas visiems gautiems tam tikros rūšies dokumentams (pvz., teismo procesiniams dokumentams ar jų dalims, įvaikinimo dokumentams, administracinėms byloms, kitiems dokumentams). Peržiūros apribojimas gautiems tam tikros rūšies dokumentams įforminamas Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjo arba vedėjo pavaduotojo rezoliucija pagal motyvuotus Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovų prašymus;

99.3.              peržiūros apribojimus IVS „@vilys“  įveda:

99.3.1.      gautiems dokumentams – dokumento registratorius;

99.3.2.      Savivaldybės teisės aktų projektams – Savivaldybės tarybos sekretoriatas arba Dokumentų valdymo skyrius;

99.3.3.      Savivaldybės teisės aktams – teisės akto (dokumento) sudarytojas (Savivaldybės taryba, Savivaldybės tarybos kolegija, Savivaldybės administracijos direktorius);

99.3.4.      siunčiamiesiems dokumentams – Savivaldybės struktūrinio padalinio, rengusio dokumentą (dokumento rengėjo), vadovas arba Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjas arba vedėjo pavaduotojas;

99.3.5.      peržiūros apribojimus panaikina apribojimus nustatęs asmuo ar institucija.

100.     Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentus (tarnybinius pavedimus, tarnybinius pranešimus, tarnybinius raštus) registruoja dokumentų rengėjai tarnybinio susirašinėjimo registre. Vidaus tarnybinio susirašinėjimo dokumentų gavėjai  gautų tarnybinės veiklos dokumentų neregistruoja. Šie dokumentai rengiami tik elektroniniu formatu.

 

VI.  DOKUMENTŲ, GAUTŲ PER SAVIVALDYBĖS ELEKTRONINIŲ PASLAUGŲ VALDYMO SISTEMĄ, MIESTO PROBLEMŲ SISTEMĄ, OFICIALIAIS ELEKTRONINIAIS PAŠTO ADRESAIS IR PER E. PRISTATYMO SISTEMĄ, VALDYMO TVARKA

 

Pakeistas pavadinimas:

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

101.     Dokumentų per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą valdymo tvarka:

101.1.           Savivaldybės teikiamos elektroninės paslaugos užsakomos per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą;

101.2.           asmenys, norintys gauti paslaugas elektroniniu būdu, turi prisijungti (identifikuoti save) prie Savivaldybės interneto svetainės www.vilnius.lt (neįskaitomi atvejai, kai asmenys pateikia prašymus (pasirašytus kvalifikuotu elektroniniu parašu) Savivaldybės oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą);

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

101.3.           užsakytos elektroninės paslaugos per IVS „@vilys“ automatiškai perduodamos paslaugos vadovui, kuris ne vėliau kaip per vieną darbo dieną perduoda gautą prašymą nagrinėti pagal kompetenciją;

101.4.           paslaugos asmenims teikiamos paslaugų specifikacijų nustatyta tvarka ir terminais;

101.5.           per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą pateikti prašymai ir gauto dokumento priedai vykdomi (vizuojami, perduodami nagrinėti, pasirašomi per IVS „@vilys“) tik elektroniniu būdu (nėra spausdinami) per IVS „@vilys“;

101.6.           atskirais išimtiniais atvejais gali būti spausdinama dokumento registracijos kortelė;

101.7.           atsakymai į elektroniniu būdu užsakytas paslaugas rengiami Reglamento VIII skyriaus „Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas“ nustatyta tvarka.

102.          Paslaugos „Miesto problemos“ valdymo tvarka:

102.1.           asmenys, pastebėję netvarką (problemas), gali užregistruoti pranešimą (pagal pasirinktą klausimą), kuris perduodamas už problemos šalinimą atsakingam asmeniui;

102.2.           asmenys, norintys pateikti pranešimus per miesto problemų sistemą, turi prisijungti (identifikuoti save) prie Savivaldybės interneto svetainės www.vilnius.lt;

102.3.           už užregistruotų problemų įvykdymą (panaikinimą) atsakingas pagal problemos tipą paskirtas Savivaldybės pareigūnas;

102.4.    paslaugos rezultatas (problemos pašalinimas, atlikti darbai, vykdomi darbai ir pan.) suvedami IVS „@vilys“ užduoties rezultatuose (yra pasirašomi atsakingo pareigūno per IVS „@vilys“). Oficialus atsakymas (popierinis ar elektroninis dokumentas) nėra rengiamas.

103.     Oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gautų dokumentų valdymo tvarka:

103.1.           oficialiais elektroniniais pašto adresais ir per E. pristatymo sistemą gauti dokumentai yra automatiškai nuskaitomi ir perkeliami į IVS „@vilys“;

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

103.2.           elektroninių laiškų administratorius, gavęs automatiškai nuskaitytus elektroninius laiškus, registruoja juos IVS „@vilys“ arba perduoda registruoti Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojams pagal darbo vietoms priskirtas funkcijas, iš juridinių asmenų (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras) gautus Savivaldybės vadovybei skirtus elektroninius laiškus elektroninių laiškų administratorius perduoda registruoti Dokumentų valdymo skyriui arba šio Reglamento nustatyta tvarka atsisako registruoti (jei gautas laiškas neatitinka Lietuvos Respublikos teisės aktų ir šio Reglamento nustatytų reikalavimų);

2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

103.3.           Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojai, vykdantys dokumentų registratorių funkcijas, užregistravę automatiškai nuskaitytus elektroniniu paštu gautus dokumentus ir, kai asmuo pageidauja, atsako elektroniniu paštu, kad elektroninis laiškas gautas, užregistruotas ir perduotas nagrinėti pagal kompetenciją. Elektroniniu paštu iš juridinių asmenų (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras) gautus Savivaldybės vadovybei skirtus automatiškai nuskaitytus dokumentus registruoja Dokumentų valdymo skyrius ir, kai asmuo pageidauja, atsako elektroniniu paštu, kad elektroninis laiškas gautas, užregistruotas ir perduotas nagrinėti pagal kompetenciją;

2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

103.4.           automatiškai nuskaitytas elektroniniu paštu ir per E. pristatymo sistemą gautas dokumentas vykdomas (vizuojamas, perduodamas nagrinėti, atsakymas į jį rengiamas ir pasirašomas tik per IVS „@vilys“) tik elektroniniu būdu (nėra spausdinamas), jeigu kitaip nenustato Lietuvos Respublikos teisės aktai ar nepageidauja interesantai;

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

103.5.           atskirais išimtiniais atvejais gali būti spausdinama dokumento registracijos kortelė (pavyzdžiui, su dokumentų turi būti supažindinta Savivaldybės vadovybė);

103.6.           atsakymai į automatiškai nuskaitytus elektroniniu paštu ir per E. pristatymo sistemą gautus dokumentus rengiami  Reglamento VIII skyriaus „Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų registravimas ir išsiuntimas“ nustatyta tvarka.

2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

VII. SAVIVALDYBĖS DOKUMENTŲ RENGIMAS

104.     Savivaldybės dokumentai įforminami pagal  Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117, patvirtintas Dokumentų rengimo taisykles ir šiame skyriuje nustatytus reikalavimus.

105.     Savivaldybėje teisės aktų projektai rengiami, derinami ir skelbiami  vadovaujantis Savivaldybės tarybos 2012 m. gegužės 2 d. sprendimu Nr. 1-545 „Dėl Vilniaus miesto savivaldybėje teikiamų (priimamų) teisės aktų projektų rengimo ir derinimo taisyklių tvirtinimo“.

106.     Savivaldybės dokumentų sudarytojai yra:

106.1.          Savivaldybės taryba;

106.2.          Savivaldybės tarybos narys;

106.3.          Savivaldybės meras;

106.4.          Savivaldybės tarybos sekretoriatas ir Tarybos sekretoriato vadovas;

106.5.          Savivaldybės administracijos direktorius ir Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojai;

106.6.          Savivaldybės administracija;

106.7.          Savivaldybės struktūrinis padalinys, Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas;

106.8.          Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai, turintys teisę sudaryti dokumentus.

107.          Vidaus susirašinėjimui naudojami vidaus tarnybinio susirašinėjimo blankai. Savivaldybėje naudojami Savivaldybės struktūrinio padalinio ir Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovo vidaus tarnybinio susirašinėjimo blankai.

108.Savivaldybės raštai rengiami IVS „@vilys“ ir įforminami nustatytos formos blanke  (IVS „@vilys“  šablone).

109.          Savivaldybė naudoja tik Savivaldybių institucijų ir Savivaldybės struktūrinių padalinių rašto ir teisės aktų blankus:

109.1.           Savivaldybės tarybos teisės aktų blankai:

109.1.1.   Vilniaus miesto savivaldybės tarybos sprendimas;

109.1.2.    Vilniaus miesto savivaldybės tarybos kolegijos protokolinis nutarimas;

109.1.3.   Vilniaus miesto savivaldybės mero potvarkis;

109.1.4.   Vilniaus miesto savivaldybės tarybos sekretoriato vedėjo įsakymas;

109.1.5.   Vilniaus miesto savivaldybės tarybos sekretoriato Viešųjų ryšių skyriaus vedėjo įsakymas.

109.2.           Savivaldybės administracijos teisės aktų blankai:

109.2.1.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymas;

109.2.2.    Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojo įsakymas;

109.2.3.    Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriui tiesiogiai pavaldaus skyriaus vedėjo įsakymas;

109.2.4.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos departamento direktoriaus įsakymas;

109.2.5.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos departamento skyriaus vedėjo įsakymas;

109.2.6.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos seniūno įsakymas;

109.3.           Savivaldybės tarybos raštų blankai:

109.3.1.   Vilniaus miesto savivaldybės meras;

109.3.2.   Vilniaus miesto savivaldybės tarybos narys;

109.3.3.    Vilniaus miesto savivaldybės tarybos sekretorius;

109.3.4.    Vilniaus miesto savivaldybės tarybos komitetas;

109.3.5.    Vilniaus miesto savivaldybės tarybos komisija;

109.4.            Savivaldybės administracijos raštų blankai:

109.4.1.   Vilniaus miesto savivaldybės administracija;

109.4.2.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriui tiesiogiai pavaldus skyrius;

109.4.3.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos departamentas;

109.4.4.   Vilniaus miesto savivaldybės administracijos departamento skyrius;

109.4.5.    Vilniaus miesto savivaldybės administracijos seniūnija.

110.          Visi Savivaldybėje naudojami blankai turi būti suderinti su Dokumentų valdymo skyriumi.

111.          Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos ir Savivaldybės struktūrinių padalinių raštų (blankų) rekvizitai yra herbas, dokumento sudarytojo pavadinimas, Savivaldybės duomenys, adresatas, dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), teksto antraštė, dokumento tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (išskyrus atvejus, kai dokumento rengėjas yra raštą pasirašantis asmuo).

112.          Vidaus susirašinėjimo dokumentų blankas yra be  Savivaldybės herbo, įmonės kodo ir adreso nuorodos (nurodomas kabineto numeris (aukštas ir numeris), ne Savivaldybės administraciniame pastate esantys Savivaldybės struktūriniai padaliniai nurodo adresą). Vidaus susirašinėjimo dokumentai rengiami tik elektroniniu būdu ir pasirašomi IVS „@vilys“ arba elektroniniu parašu.

113.          Kai Savivaldybės rašto sudarytojai yra Savivaldybė ir kitos institucijos, įstaigos ar įmonės, raštas įforminamas ne blanke, o sudarytojų pavadinimai kartu su duomenimis rašomi vienas po kitu ir atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu.

114.          Savivaldybės užsienio korespondentams siunčiamų dokumentų (raštų, kvietimų),  sudarytojo pavadinimas blanke gali būti rašomas ne tik lietuvių, bet ir pasirinkta užsienio kalba, kiti rekvizitai – lietuvių kalba. Dokumento sudarytojo pavadinimas pasirinkta užsienio kalba rašomas po sudarytojo pavadinimo lietuvių kalba.

115.          Visų Savivaldybėje dviem kalbomis naudojamų blankų šablonai turi būti suderinti su Užsienio ryšių skyriumi.

116.          Savivaldybės vadovybės, Savivaldybės struktūrinių padalinių, Savivaldybės valstybės tarnautojų ir darbuotojų tarpusavio susirašinėjimas įforminamas  Savivaldybės tarnybinės veiklos dokumentais, kurie rengiami IVS „@vilys“ ir įforminami nustatytos formos (IVS „@vilys“ šablone) blankuose:

116.1.          tarnybinius pavedimus rengia Savivaldybės vadovybė ir Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai;

116.2.          tarnybinius pranešimus rengia Savivaldybės valstybės tarnautojai ir darbuotojai. Tarnybinį pranešimą gali rengti du ar daugiau Savivaldybės darbuotojų;

116.3.          tarnybinius raštus  rengia Savivaldybės struktūriniai padaliniai. Tarnybinį raštą gali rengti keli Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai.

117.          tarnybinės veiklos dokumentų – tarnybinio pavedimo, tarnybinio pranešimo ir tarnybinio rašto rekvizitai yra: dokumento sudarytojas, (tarnybiniame pranešime ir tarnybiniame rašte – duomenys apie dokumento sudarytoją), adresatas, dokumento pavadinimas, data, registracijos numeris, (tarnybiniame pavedime – dokumento sudarymo vieta), tekstas, parašas, rengėjo nuoroda (tarnybiniame pranešime ar  tarnybiniame rašte rengėjo nuoroda nerašoma, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo).

118.          Tarnybiniai pranešimai ir tarnybiniai raštai gali būti rengiami vykdant žodinius Savivaldybės vadovybės pavedimus.

119.          Jei Savivaldybės institucijų, Savivaldybės struktūrinių padalinių raštų, tarnybinės veiklos dokumentų tekste įvardijama, kad siunčiami ir kiti dokumentai, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas jų lapų skaičius. Pastraipa spausdinama ne daugiau kaip 22 mm atstumu nuo kairiosios paraštės didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu ,,PRIDEDAMA“.

120.          Savivaldybės dokumentų, rekvizitai yra herbas (jei dokumentai rengiami blanke), dokumento sudarytojo pavadinimas, Savivaldybės duomenys (jei dokumentas rengiamas blanke), adresatas, dokumento pavadinimas, dokumento data, registracijos numeris, dokumento tekstas, parašas.

121.          Parašo rekvizitą sudaro vadovo pareigos, parašas, vardas ir pavardė.

122.          Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kt.), tai nurodoma parašo rekvizite (pvz.: Savivaldybės mero pavaduotojas, pavaduojantis Savivaldybės merą, arba Interesantų aptarnavimo skyriaus vyriausiasis specialistas, vykdantis skyriaus vedėjo funkcijas).

123.          Savivaldybės dokumentai gali būti papildomi šiais jų rengimo ir apyvartos procedūrų įforminimo rekvizitais: specialiąja žyma, rezoliucija, vizomis, dokumento paieškos nuoroda, o aktai, sąrašai ir panašūs dokumentai – tvirtinimo žyma. Protokolai gali būti papildomi tik specialiąja žyma ir dokumento paieškos nuoroda.

VIII. SAVIVALDYBĖS SIUNČIAMŲJŲ DOKUMENTŲ REGISTRAVIMAS IR IŠSIUNTIMAS

124.     Savivaldybės siunčiamieji dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi.

125.     Savivaldybės siunčiamiesiems dokumentams registruoti Interesantų aptarnavimo skyriaus dokumentų registratoriui (pagal darbo vietoms paskirtas funkcijas) teikiama tiek dokumento egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir vienas rengėjo vizuotas egzempliorius. Siunčiamojo dokumento registrą ir bylos indeksą kompiuteriu užrašo dokumento rengėjas.

126.     Rengėjo nuoroda nerašoma ir dokumentas nevizuojamas tik tada, kai dokumento rengėjas yra dokumentą pasirašantis asmuo.

127.     Už siunčiamųjų dokumentų išsiuntimą elektroninėmis ryšio priemonėmis atsakingas dokumento registratorius.

128.     Parengtas siunčiamasis dokumentas, kuriam suteiktas laikinas registracijos numeris, perduodamas registruoti Interesantų aptarnavimo skyriaus dokumento registratoriui pagal darbo vietai priskirtas funkcijas. Parengtas Savivaldybės vadovybės pasirašytas siunčiamasis dokumentas, adresuotas juridiniam asmeniui (išskyrus teismus, antstolių, notarų ir advokatų kontoras), kuriam suteiktas laikinas registracijos numeris, perduodamas registruoti Dokumentų valdymo skyriui. Visi Savivaldybės vadovybės pasirašyti siunčiamieji dokumentai (išskyrus adresuotus Lietuvos Respublikos generalinei prokuratūrai, Specialiajai tyrimų tarnybai, Finansinių nusikaltimų tyrimo tarnybai, Policijos departamentui) nuskaitomi į IVS „@vilys“.

                     2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

129.     Siunčiamieji dokumentai į  per informacinę sistemą miesto problemų gautus pranešimus nėra rengiami (paslaugos rezultatas suvedamas IVS „@vilys“ užduoties rezultatuose).

130.     Atsakymai į per Savivaldybės elektroninę paslaugų valdymo sistemą gautus asmenų prašymus siunčiami tik elektroninio ryšio priemonėmis (jeigu kiti Lietuvos Respublikos norminiai teisės aktai nenustato kito teisinio reguliavimo).

131.     Atsakymai į elektroniniu paštu ir per E. pristatymo sistemą gautus dokumentus siunčiami tik elektroninio ryšio priemonėmis (jeigu kiti Lietuvos Respublikos norminiai teisės aktai nenustato kito teisinio reguliavimo).

                     2016 m. gegužės 24 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-251 redakcija

 

132.     Kai siunčiamo atsakymo į gautą dokumentą projektas lieka Interesantų aptarnavimo skyriuje arba Dokumentų valdymo skyriuje, dokumento rengėjas, perduodamas registruoti atsakymą, privalo pateikti dokumento registratoriui rašto, į kurį yra atsakoma, originalą (šis punktas netaikomas dokumentams, pateiktiems per Savivaldybės elektroninių paslaugų valdymo sistemą arba dokumentams, gautiems elektroniniu paštu ir automatiškai nuskaitytiems IVS @vilys“).

                     2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

133.     Atsakymų projektus, rengiamus nagrinėjant ir teikiant pastabas dėl Lietuvos Respublikos įstatymų, Vyriausybės nutarimų, ministrų įsakymų ir kitų teisės aktų projektų būtina suderinti su Savivaldybės administracijos Teisės departamento Teisės taikymo skyriaus Teisėkūros poskyriu likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki atsakymo pateikimo dienos tais atvejais, kai projektuose siūloma nustatyti naujas, panaikinti esamas arba iš esmės pakeisti Savivaldybės funkcijas ar jų vykdymo tvarką, taip pat kitais atvejais, kai turi esminės įtakos Savivaldybės interesams. Atsakymų projektus, rengiamus atsakant į prokuratūros, Lietuvos Respublikos konkurencijos tarybos, Vyriausybės atstovo, kitų savivaldybių veiklą kontroliuojančių institucijų ar įstaigų paklausimus, būtina suderinti su Teisės departamentu likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki atsakymo pateikimo termino dienos. Atsakymų projektų nereikia derinti tais atvejais, kai prašoma pateikti tik dokumentų kopijas, nereikalaujant atskiro paaiškinimo Šia tvarka Teisės departamentui neteikiami derinti ir Savivaldybės administracijos Vaiko teisių apsaugos skyriaus dokumentai.

2014 m. gegužės 29 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-154 redakcija

 

134.     Įslaptinti ir konfidencialūs siunčiamieji dokumentai registruojami ir išsiunčiami Interesantų aptarnavimo skyriuje šiai  dokumentų kategorijai nustatyta tvarka ir šis Reglamentas taikomas tiek, kiek jis neprieštarauja kitais teisės aktais nustatytai dokumentų registravimo tvarkai.

135.     Tarnybinės veiklos dokumentai (tarnybiniai raštai, pranešimai, pavedimai, aktai, kiti vidaus dokumentai) registruojami IVS „@vilys“ dokumentų registruose Savivaldybės struktūriniuose padaliniuose.

136.          Tarnybiniai raštai ir tarnybiniai pranešimai rengiami elektroninio tarnybinio rašto šablonuose, pasirašomi, registruojami IVS „@vilys“ registre A121 ir perduodami adresatams tik elektroniniu formatu per IVS „@vilys“. Šių dokumentų popierinės kopijos tvirtinamos bendra tvarka su žyma, kad tvirtinamo elektroninio dokumento kopija parengta ir pasirašyta IVS „@vilys“.

137.     Užregistruoti Savivaldybės siunčiamųjų dokumentų originalai paliekami išsiųsti siunčiamojo dokumento registracijos vietoje, o rengėjų vizuoti siunčiamųjų dokumentų nuorašai su įrašytu registracijos numeriu patvirtinami dokumentų registratoriaus žalios spalvos apvaliu spaudu su išsiuntimo data ir sudedami į dokumentų bylas pagal dokumentacijos planą Interesantų aptarnavimo skyriuje arba Dokumentų valdymo skyriuje  (susirašinėjimo dokumentai) arba perduodami rengėjui (administracinių paslaugų dokumentai).

                     2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

138.     Gautų susirašinėjimo dokumentų originalus Interesantų aptarnavimo skyrius ir Dokumentų valdymo skyrius  nustatyta tvarka perduoda į Archyvą:

                     2015 m. rugpjūčio 20 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-291 redakcija

 

138.1.          nustatyta tvarka užregistravus IVS „@vilys“ siunčiamąjį dokumentą (atlikus užduotį parengti siunčiamąjį dokumentą);

138.2.          gavus pranešimą apie kontroliuojamos užduoties įvykdymą (atlikus užduotį, kai nereikia rengti siunčiamojo dokumento);

138.3.          gavus pranešimą apie rezoliucijos „Susipažinti“ įvedimą į IVS „@vilys“.

139.     Spaudas dedamas taip, kad liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, Savivaldybės teisės aktais patvirtintuose kituose teisės aktuose – po baigiamuoju brūkšniu.

140.     Užklijuotuose vokuose dokumentai išsiųsti nepriimami (išskyrus įslaptintą ir konfidencialią informaciją).

141.     Visos išsiųsti priimtos pašto siuntos išsiunčiamos tą pačią darbo dieną. Jei dėl nenumatytų aplinkybių siunta tą pačią dieną neišsiunčiama, apie tai surašomas aktas.

142.     IVS „@vilys“ užregistruotų, tačiau išsiųsti nepriimtų (neperduotų išsiųsti) siunčiamųjų dokumentų išsiuntimą atsakingi yra dokumento rengėjai. Šie dokumentai registruojami bendra tvarka, o rengėjų vizuoti siunčiamųjų dokumentų nuorašai su įrašytu registracijos numeriu antspauduojami dokumentų registratoriaus juodos spalvos stačiakampiu spaudu su įvedimo į IVS „@vilys“ data.

143.     Spaudas dedamas  taip, kad liestų dokumentą pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą, Savivaldybės teisės aktais patvirtintuose kituose teisės aktuose – po baigiamuoju brūkšniu.

144.      Siunčiamuosius dokumentus ir siunčiamuosius registruotu paštu dokumentus Interesantų aptarnavimo skyrius priima kasdien nuo 7.30 iki 11.30 ir nuo 13.00 iki 16.00 val., penktadieniais ir prieš šventes – 1 valandą trumpiau.

145.     Savivaldybės administracijos Teisės departamento darbuotojų pateikti procesiniai dokumentai teismams ar ikiteisminėms institucijoms priimamai iki 17 val., penktadieniais ir dieną prieš šventes – vieną valandą trumpiau.

146.     Siunčiant registruotą pašto siuntą, dokumento rengėjas užpildo ir Interesantų aptarnavimo skyriui pateikia nustatytos formos Pašto siuntų aprašą, jį pasirašo ir patvirtina Savivaldybės struktūrinio padalinio spaudu.

147.     Interesantų aptarnavimo skyriaus darbuotojas, priimdamas išsiųsti registruotą pašto siuntą, ją patikrina, rengėjų vizuotą siunčiamojo dokumento nuorašą pažymi specialiu spaudu.

148.     Pašto siuntos greituoju paštu siunčiamos tik pateikus Interesantų aptarnavimo skyriaus vedėjui motyvuotą tarnybinį prašymą, nurodant skubios siuntos siuntimo priežastį ir siuntimo išlaidų apmokėjimo šaltinį.

149.     Reglamento nustatyta tvarka patvirtinti išsiųstųjų dokumentų nuorašai  dedami į bylas pagal registracijos numeryje skliaustuose nurodytą bylos indeksą.

150.     Skubūs arba didelio masto siunčiamieji dokumentai Lietuvos Respublikos Seimui, Lietuvos Respublikos Vyriausybei, Valstybės saugumo departamentui, Specialiųjų tyrimų tarnybai, Seimo kontrolierių tarnybai, Lygių galimybių kontrolieriui, Vaiko teisių apsaugos kontrolieriui, teismų ir policijos institucijoms, o esant būtinybei ir kitoms valstybės institucijoms, taip pat įslaptinta, konfidenciali korespondencija siunčiama išimties tvarka per Interesantų aptarnavimo skyrių.

151.     Jei dokumentas, išskyrus elektroninius dokumentus, siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, pasirašyti teikiamame dokumente šalia rengėjo nuorodos ar specialiojoje žymoje nurodoma, kad originalas nebus siunčiamas.

152.     Savivaldybės dokumentų patvirtintos kopijos siunčiamos su raštais (lydraščiais). Tokius lydraščius gali pasirašyti Savivaldybės struktūrinių padalinių poskyrių vedėjai.

153.     Siunčiamajame dokumente adresato rekvizitas rašomas šio Reglamento nustatyta tvarka ant dokumento blanko. Vokai su ranka užrašytais adresais išsiųsti nepriimami.

154.     Draudžiama naudotis Savivaldybės pašto paslaugomis asmeninėms pašto siuntoms.

IX. SAVIVALDYBĖS VADOVŲ UŽDUOTYS IR JŲ VYKDYMO  KONTROLĖ

155.     Savivaldybės vadovybei organizuojant dokumentų ir užduočių vykdymo kontrolės procesą Dokumentų valdymo skyrius tvarko Savivaldybės vadovybės užduočių vykdymo laiku apskaitą ir kontrolę IVS „@vilys“ pagal gautus dokumentus, vadovybės interesantų priėmimą, Savivaldybės teisės aktus (mero potvarkius, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojų įsakymus) ir kitus dokumentus.

156.     Savivaldybės vadovybė ir Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai, užregistruotus ir paskirstytus pagal vadovybės kuruojamus struktūrinius padalinius ir sritis dokumentus vizuoja, rašo rezoliucijas (paskiria vykdytojus, nustato užduočių vykdymo terminus, nurodo rezoliucijų datas) ne ilgiau kaip per 3 darbo dienas.

Vizavimo ir rezoliucijų pakeitimus gali atlikti tik dokumentą vizavęs arba rezoliuciją įrašęs  asmuo. 

157.     Dokumentų užduočių vykdymo terminai nustatomi vadovaujantis Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais užduočių vykdymo terminais, kurių įvykdymo data nurodyta dokumento tekste ar rezoliucijoje.

158.     Jei dokumentų užduotims vykdyti terminai nenustatyti Lietuvos Respublikos įstatymais ir kitais teisės aktais arba individualiais užduočių vykdymo terminais, pavedimai turi būti įvykdyti per 10 darbo dienų, skubūs pavedimai – per 5 darbo dienas.

                     2015 m. birželio 22 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-179 redakcija

 

159.     Užduočių vykdymo terminas skaičiuojamas:

159.1.    nuo Savivaldybės teisės akto (Savivaldybės tarybos sprendimo, mero potvarkio, Savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo) įsigaliojimo dienos;

159.2.    gautų dokumentų – nuo kitos dienos, užregistravus dokumentą IVS „@vilys“;

159.3.    Savivaldybės vadovybės interesantų priėmimų – nuo kitos dienos, įvykus priėmimui;

159.4.    mero rengiamų pasitarimų protokolų – nuo kitos dienos, įvykus posėdžiui;

159.5.    atskiroms Savivaldybės vadovybės, tarnybinių susirašinėjimų užduotims (vadovo pavedimų lapelyje užrašytiems pavedimams) – nuo kitos dienos, vadovui pasirašius rezoliuciją.

160.     Užduotys pagal vykdymo kontrolės prioritetus skirstomos į nekontroliuojamąsias ir kontroliuojamąsias užduotis:

160.1.    nekontroliuojamųjų užduočių vykdymas sprendžiamas vykdytojo nuožiūra. Baigiama IVS „@vilys“ užregistravus atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) iš suformuluotos užduoties ir įrašius užduoties įvykdymo rezultatą arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą, kai vykdant užduotį nereikia parengti dokumento. Jei užduotis įvykdoma pateikus informaciją telefonu, vykdytojas pažymi IVS „@vilys“ ir gauto dokumento paskutiniame lape (virš apatinės paraštės) parašo pastabą, pasirašo ir nurodo datą;

160.2.    kontroliuojamąsias užduotis privaloma įvykdyti nustatytu terminu ir apie įvykdymą informuoti vadovą. Tai užduotys, kurias vadovai pažymi raide „K“, įpareigojimai parengti teisės akto projektą, Savivaldybės vadovybės interesantų priėmimų ir mero rengiamų pasitarimų protokoluose esantys pavedimai. Kontroliuojamųjų užduočių vykdymo kontrolė baigiama IVS „@vilys“ užregistravus parengtą atsakymą (siunčiamąjį dokumentą) iš suformuluotos užduoties ir įrašius užduoties įvykdymo rezultatą arba įrašius užduoties įvykdymo rezultatą, kai vykdant užduotį nerengiamas dokumentas, ir pateikus Dokumentų valdymo skyriui rezoliucijos autoriaus pasirašytą nustatytos formos pranešimą.

161.     Jei dėl svarbių priežasčių negalima laiku įvykdyti pavedimo, nustatytas terminas gali būti pratęstas. Tai atlieka institucija ar Savivaldybės vadovybė, kuri tą terminą nustatė:

161.1.    kai nustatytu laiku negali būti įvykdytas Lietuvos Respublikos valdžios institucijų rašytinis pavedimas, Savivaldybės administravimo subjektas, kuriam buvo adresuota, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki pavedimo įvykdymo termino pabaigos pagal kompetenciją parengia pavedimą davusiai institucijai motyvuotą prašymą pratęsti terminą. Institucija turi teisę nustatyti kitą pavedimo įvykdymo terminą, tačiau, jei su pateiktu motyvuotu prašymu nesutinka, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku;

161.2.    kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės vadovybės užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 3 darbo dienas iki užduoties įvykdymo termino pabaigos, pateikia rezoliucijos autoriui nustatytos formos pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti šį terminą. Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku.

161.3. kai nustatytu laiku negali būti įvykdyta Savivaldybės vadovybės skubi užduotis, Savivaldybės struktūrinis padalinys (vykdytojas), kuriam buvo pavesta, ne vėliau kaip prieš 1 darbo dieną iki užduoties įvykdymo termino pabaigos pateikia rezoliucijos autoriui nustatytos formos pranešimą su motyvuotu prašymu pratęsti terminą. Užduoties kuratorius, įvertinęs prašymo pagrįstumą ir pritaręs vykdytojo išdėstytiems motyvams, gali pratęsti užduoties įvykdymo terminą. Užduoties kuratoriui nepritarus, pavedimas turi būti įvykdytas nustatytu laiku.

2015 m. birželio 22 d. Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymo Nr. 40-179 redakcija

 

162.     Užduočių vykdymo terminas atidedamas Dokumentų valdymo skyriui pranešus apie rašytinį pavedimą davusios (pateikusios) institucijos leidimą pratęsti pavedimo įvykdymo terminą arba užduoties kuratoriaus pasirašytą nustatytos formos pranešimą apie užduoties termino pratęsimą ir užduotį vykdančio Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovo pasirašytą tarpinį atsakymą pareiškėjui (išskyrus užduotis, kurių vykdymas nereikalauja parengti dokumento).

163.     Užduotis, esančias Savivaldybės tarybos sprendimuose, rengiamų pasitarimų protokoluose, IVS „@vilys“ formuluoja Savivaldybės tarybos sekretoriatas ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo teisės akto užregistravimo.

164.     Užduotis, esančias mero potvarkiuose, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir jo pavaduotojų įsakymuose, IVS „@vilys“ formuluoja Dokumentų valdymo skyrius ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo teisės akto užregistravimo.

165.     Užduotis, esančias gautuose ir Savivaldybės dokumentuose, su Savivaldybės vadovybės įpareigojimais (nurodymais) Dokumentų valdymo skyrius IVS „@vilys“ formuluoja ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo Savivaldybės vadovybės vizuotų dokumentų gavimo.

166.     Savivaldybės vadovybės rezoliucijų pagrindu suformuluotoms užduotims struktūrinių padalinių vadovų paskirti darbuotojai susijusias užduotis IVS „@vilys“ formuluoja ne vėliau kaip kitą darbo dieną. Užduočių, kurių įvykdymo terminas yra trumpesnis kaip 2 darbo dienos, susijusios užduotys konkrečiam vykdytojui turi būti suformuluotos nedelsiant.

167.     Formuluojant užduotį IVS „@vilys“ perrašoma užduoties kuratoriaus rezoliucija (užduoties tekstas), nurodomas užduoties vykdytojas, nustatomas užduoties įvykdymo terminas ir kiti metaduomenys.

168.     Jei vienoje rezoliucijoje nurodytos atskiros užduotys skirtingiems vykdytojams, jiems formuluojamos atskiros užduotys.

169.     Jei dokumentas vizuojamas be rezoliucijos teksto, užduotis neformuluojama ir dokumentas IVS „@vilys“ perduodamas rezoliucijoje nurodytam asmeniui.

170.     Jei dokumento rezoliucijoje nurodoma „Susipažinti“, dokumentas IVS „@vilys“ perduodamas susipažinti nurodytam asmeniui.

171.     Kai pagal Savivaldybės vadovybės rašytas rezoliucijas užduotys IVS „@vilys“ formuluojamos retrospektyviai arba kai dokumento įvykdymo terminas yra trumpesnis kaip 2 darbo dienos, žymoje „Gauta“ dokumento gavimo data ir laikas nurodomi minučių tikslumu ir nedelsiant informuojamas rezoliucijos autorius.

172.     Jei dokumento rezoliucijoje nurodomi keli vykdytojai, atsakingas už jį vykdytojas (jis rezoliucijoje įrašomas pirmasis) privalo organizuoti pavedimo vykdymą. Kiti vykdytojai yra taip pat atsakingi už užduoties įvykdymą nustatytu laiku ir atsakingojo vykdytojo reikalavimu informaciją sprendžiamu klausimu pagal savo kompetenciją pateikia tarnybiniu raštu likus ne mažiau kaip 3 darbo dienoms iki užduoties įvykdymo termino pabaigos. Jei užduoties įvykdymo terminas trumpesnis ir dokumente ar rezoliucijoje nenurodyta kitaip, informacija turi būti pateikiama nedelsiant. Savivaldybės struktūrinis padalinys, rengiantis atsakymą, tarnybiniu raštu gali prašyti kitų struktūrinių padalinių, kuriems nepavesta vykdyti užduotį, kad jie pateiktų nuomonę ar informaciją pagal kompetenciją. Tokio prašymo pateikimas nepratęsia užduoties įvykdymo termino.

173.     Vykdytojai, atlikę jiems pavestą užduotį, privalo apie tai pažymėti IVS „@vilys“. Užduotis laikoma įvykdyta, kai išspręsti visi joje iškelti klausimai arba į juos atsakyta iš esmės.

174.     Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai, vadovaudamiesi šiuo reglamentu, nustato struktūrinio padalinio užduočių vykdymo ir kontrolės tvarką.

175.     Struktūriniai padaliniai vykdo užduotis skiriamas mero, departamentus kuruojančių mero pavaduotojų, Savivaldybės administracijos direktoriaus ir departamentus kuruojančių Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotojų.

176.     Sprendimus dėl užduočių, Savivaldybės tarybos komitetų, Savivaldybės tarybos nuolatinių komisijų ir darbo grupių vykdymo priima departamentų direktoriai, suderinę su departamentą kuruojančiu mero pavaduotoju ar Savivaldybės administracijos direktoriaus pavaduotoju, ir jų vykdymo ypatumus nustato atsižvelgdami į Savivaldybės strategines veiklos kryptis.

177.     Savivaldybės struktūrinių padalinių vadovai, Savivaldybės įmonių, įstaigų, organizacijų vadovai, vykdydami savo funkcijas, pagal kompetenciją privalo užtikrinti, kad jiems pavaldžiuose struktūriniuose padaliniuose bei jų reguliavimo sričiai priskirtose įmonėse, įstaigose ir organizacijose būtų tinkamai įgyvendinami aukštesniojo lygio vadovybės vidaus teisės aktais nustatyta tvarka duoti pavedimai. Jei nustatomi pažeidimai ar užduočių nevykdymai, vadovai privalo nedelsiant imtis atitinkamų priemonių šiems trūkumams pašalinti.

178.     Dokumentų valdymo skyrius kiekvieną mėnesį rengia ir teikia merui, Savivaldybės  administracijos direktoriui ir jo pavaduotojams, departamentų vadovams ir Savivaldybės administracijos direktoriui tiesiogiai pavaldžių skyrių vedėjams neįvykdytų (nepažymėtų) gautų ir Savivaldybės dokumentų kontroliuojamųjų užduočių vykdymo mėnesio ataskaitas pagal vykdytojus. Savivaldybės vadovybės nurodymu ataskaitos gali būti teikiamos kitais nustatytais terminais.

179.     Iki kito ketvirčio 10 dienos struktūrinių padalinių vadovai Savivaldybės administracijos vadovybei  (pagal kuravimo sritis) pateikia kiekvieno metų ketvirčio apibendrintas neįvykdytų (nepažymėtų) užduočių vykdymo vertinimo ataskaitas, kuriose nurodomos užduočių neįvykdymo priežastys bei siūlymai, kaip jas šalinti.

 

X. DOKUMENTŲ TVARKYMAS, APSKAITA IR SAUGOJIMAS

180.     Savivaldybės veiklos dokumentams tvarkyti ir valdyti parengiamas kalendorinių metų dokumentacijos planas.

181.     Savivaldybės institucijų ir Administracijos dokumentacijos planas (toliau – dokumentacijos planas) rengiamas, derinamas  ir tvirtinamas teisės aktų ir šio Reglamento nustatyta tvarka.

182.     Vadovybei susipažinti pateikti dokumentai grąžinami per dvi darbo dienas Interesantų aptarnavimo skyriaus dokumentų registratoriams pagal darbo vietai priskirtas funkcijas ir saugomi pagal dokumentacijos plane nustatytas funkcijas ir veiklos sritis.

183.     Savivaldybės dokumentams valdyti visose veiklos srityse ar priskirtoms funkcijoms atlikti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos nustatyta tvarka teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas, kurį tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar kitas jo įgaliotas Savivaldybės administracijos tarnautojas. Į dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama sudaryti ar tęsti kitais metais.

184.     Savivaldybės administracijos direktorius tvirtina (arba įgalioja tvirtinti) dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, suderintus per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) su Vilniaus apskrities archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka Savivaldybė perduoda nuolat saugomus veiklos dokumentus toliau saugoti. Savivaldybės administracijos direktorius sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorinių turtinių teisių perėmimu.

185.     Atsižvelgdamas į Savivaldybei nustatytas funkcijas, norminių teisės aktų reikalavimus, Archyvas perima Savivaldybės veiklos dokumentus  (Savivaldybės tarybos, mero, Savivaldybės administracijos direktoriaus, Savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių) saugoti ir naudoti, tvarko saugomų dokumentų apskaitą bei teisės aktų nustatyta tvarka perduoda nuolat saugomas bylas valstybiniam saugojimui.

186.     Savivaldybės institucijų ir Administracijos dokumentacijos planą sudaro ir administruoja (tvarko ir per metus papildo) ir patvirtinto Savivaldybės institucijų ir Administracijos einamųjų kalendorinių metų dokumentacijos plano įgyvendinimo priežiūrą vykdo Interesantų aptarnavimo skyrius. Papildymų sąrašas derinamas ir tvirtinimas kartu su ateinančių kalendorinių metų dokumentacijos planu.

187.     Savivaldybės struktūriniai padaliniai iki rugsėjo 15 d. privalo pateikti Interesantų aptarnavimo skyriui bylų, kurias ketina sudaryti ateinančiais metais, sąrašą ir informaciją apie tas bylas, kurių į planą  nebereikia įtraukti.

188.     Į dokumentacijos planą įrašomos bylos, numatytos sudaryti laikantis pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

188.1.    bylos sudaromos iš dokumentų, parengtų, patvirtintų ar gautų per vienus kalendorinius metus  Savivaldybės institucijose, Savivaldybės administracijoje, Savivaldybės struktūriniuos padaliniuose, išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš dokumentų, sukauptų tam tikro apibrėžto proceso metu;

188.2.    bylos sudaromos pagal dokumentų rūšis, temas, dokumentų sudarytojus, pasirenkant vieną požymį ar jų derinį. Skirtingų saugojimo terminų dokumentams numatomos atskiros bylos;

188.3.    dokumentai, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, dedami į atskiras bylas.

189.     Per kalendorinius metus parengti ir gauti dokumentai dedami į dokumentacijos plane numatytas bylas laikantis šių reikalavimų:

189.1.          dokumentų rūšys ir turinys turi atitikti dokumentacijos plane numatytos sudaryti bylos antraštę;

189.2.          bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant bylos segtuvo;

189.3.          į bylą dedamas vienas dokumento egzempliorius;

189.4.          jei faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas nustatyta tvarka užregistruojamas ir jame parašoma rezoliucija ir (ar) pavedimas, o vėliau gaunamas dokumento originalas, į bylą dedamas originalas ir anksčiau gauto dokumento lapas su jame parašytais rekvizitais (jei jie neperrašomi ant gauto originalo);

189.5.          dokumentai byloje dedami chronologine tvarka, jei tai dokumentų rūšiai nenustatyta  kita sisteminimo tvarka;

189.6.          vardiniai dokumentai byloje sisteminami pagal pavardes abėcėlės tvarka;

189.7.          priedai ir pridedami dokumentai dedami prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Jei priedų ar pridedamų dokumentų yra daug, jie gali būti dedami į atskirą bylą;

189.8.          į bylas gali būti dedama vaizdinė medžiaga, Savivaldybės struktūriniuose padaliniuose parengti leidiniai, susiję su jų atliekamomis funkcijomis;

189.9.          dokumentų juodraščiai ir grąžintini dokumentai į bylas nededami;

189.10.       popierinių dokumentų bylą sudaro ne daugiau kaip 150–200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaroma kita byla.

190.     Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų vasario 15 dienos kiekvienas Savivaldybės struktūrinis padalinys pagal dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus Archyvui tarnybiniu raštu pateikia duomenis apie padalinyje per metus užbaigtų bylų skaičių. Archyvo darbuotojas iki kovo 1 d. per EAIS suvestinius duomenis įrašo dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje. Šioje skiltyje nurodomas per kalendorinius metus užbaigtų bylų skaičius.

191.     Savivaldybės užbaigtos bylos (dokumentai) tvarkomos ir apskaitos dokumentai sudaromi ir saugomi laikantis Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašo reikalavimų.

192.     Archyvo nurodymai bylų tvarkymo, saugojimo ir jų perdavimo, bylų apskaitos klausimais yra privalomi visoms Savivaldybės institucijoms ir Savivaldybės struktūriniams padaliniams.

193.     Už sudarytų bylų tvarkymą ir saugojimą iki jų perdavimo užbaigtų bylų apskaitai atsako Savivaldybės struktūrinių padalinių darbuotojai, atsakingi už tų bylų (dokumentų) sudarymą, kuriuos skiria Savivaldybės struktūrinio padalinio vadovas.

194.     Bylos tvarkomos pasibaigus kalendoriniams metams.

195.     Už bylų sutvarkymą atsakingi darbuotojai bylose atlieka dokumentų vertės ekspertizę, teisės aktų nustatyta tvarka sutvarko ilgai ir nuolat saugomas bylas. Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo bylos užbaigimo metų pabaigos.

196.     Jei nustatoma, kad dokumentų ar bylų trūksta, Savivaldybės struktūrinio padalinio, atsakingo už bylų sutvarkymą, vadovas organizuoja jų paieška, o bylų ar dokumentų neradus, surašomas dingusių dokumentų aktas.

197.     Dokumentai ilgai ir nuolat saugomose bylose dedami chronologine tvarka, jei šiai dokumentų kategorijai nenustatyta kita sisteminimo tvarka, iš bylų išimamos sąvaržėlės ir žymekliai, bylos pradžioje įsegamas dokumentų registro išrašas. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos. Bylos chronologinės ribos yra byloje esančio Savivaldybėje registruoto anksčiausio ir vėliausio dokumento datos. Trumpai saugomos bylos chronologinės ribos yra jos sudarymo ir baigimo metai.

198.     Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami nustatyta tvarka, kiekvienos bylos lapas numeruojamas atskirai. Užbaigtų trumpai saugomų dokumentų bylų lapai paprastai nenumeruojami.

199.     Ilgai ir nuolat saugomos bylos baigiamos tvarkyti įforminimu: įforminamas bylos antraštinis lapas, rašomas bylos baigiamasis įrašas.

200.     Užbaigtoms trumpai saugomų dokumentų byloms antraštinis lapas gali būti nerašomas, jei bylos aprašymo duomenys užrašyti ant bylos segtuvo.

201.     Suformuotos dokumentų bylos už praėjusius metus perduodamos į Archyvą kiekvienais metais iki vasario 15 d., laikantis šių reikalavimų:

201.1.           perduodant bylas į Archyvą, Savivaldybės struktūrinių padalinių atsakingi darbuotojai parengia perduodamus dokumentus archyvavimui dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“ ir perduodami toliau archyvuoti Archyvui; 

201.2.           ilgai ir nuolat saugomos bylos į Archyvą perduodamos sudėtos į archyvines dėžutes su užrašytais bylų apskaitos duomenimis. Trumpai saugomos bylos gali būti perduodamos surištos į ryšulius, ant kurių uždėta etiketė su užrašytais bylų apskaitos duomenimis;

201.3.           perduodant bylas į Archyvą, dar kartą patikrinami dokumentai. Archyvo darbuotojai tikrina, ar byla tinkamai suformuota: susisteminti dokumentai, ilgai ir nuolat saugomose bylose sunumeruoti lapai, užpildyti bylos titulinis ir baigiamasis lapai. Netinkamai sutvarkytos ir įformintos bylos grąžinamos į Savivaldybės struktūrinį padalinį ištaisyti trūkumus;

201.4.           bylos perduodamos pagal bylų perdavimo aktą. Aktas surašomas dviem egzemplioriais: vienas lieka Savivaldybės struktūriniame padalinyje, antras – Archyve. Aktą tvirtina perduodančio bylas struktūrinio padalinio vadovas ir Archyvo vedėjas;

201.5.           Archyvo darbuotojai perdavimo aktą pasirašo po patikrinimo, nustačius, kad perduodamų dokumentų sutvarkymo trūkumų nėra, bylų kiekis atitinka akte nurodytą kiekį;

201.6.           pasirašius bylas perduodantiems darbuotojams ir bylas priimantiems Archyvo darbuotojams bei patvirtinus aktą perduodančio bylas struktūrinio padalinio vadovo ir Archyvo vedėjo parašais, aktas užregistruojamas;

201.7.           jei dokumentacijos plane struktūriniam padaliniui buvo numatytos sudaryti bylos ir jos nesusidarė, dokumentus perduodantis struktūrinis padalinys apie tai tarnybiniu raštu privalo informuoti Archyvą;

201.8.           perduodamų dokumentų gabenimą į Archyvą užtikrina dokumentus perduodančio struktūrinio padalinio vadovas;

201.9.           vieno struktūrinio padalinio kalendoriniais metais suformuotos bylos perduodamos visos iš karto, t. y. dalimis neperduodamos;   

201.10.     už dokumentų perdavimą Archyvui atsako struktūrinio padalinio vadovas.

202.     Už dokumentų išsaugojimą nuo jų perdavimo į Archyvą, už užbaigtų bylų apskaitos sudarymą atsako Archyvas.

203.     Ilgai ir nuolat saugomų bylų apskaitai tvarkyti sudaromas bylų apyrašų sąrašas, kuris per EAIS teikiamas derinti Vilniaus apskrities archyvui.

204.     Suderintą bylų apyrašų sąrašą tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar kitas jo įgaliotas Savivaldybės administracijos tarnautojas.

205.     Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomų dokumentų bylos įrašomos į apyrašus ir trumpai saugomų dokumentų bylų sąrašai sudaromi per dvejus metus nuo bylų užbaigimo.

206.     Sudarytus nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylų apyrašus Archyvas, per EAIS teikia derinti Vilniaus apskrities archyvui.

207.           Nuolat saugomų bylų apyrašai teikiami derinti Vilniaus apskrities  archyvui kartu su to laikotarpio veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažyma, kuri susideda iš dviejų dalių:

207.1.           pažymos pirmoje dalyje pateikiama informacija apie atitinkamą Savivaldybės struktūrinį padalinį: nurodomi jo įkūrimą, funkcijas reglamentuojantys teisės aktai, aprašomos funkcijos, veiklos sritys, struktūra, jos pasikeitimai, reorganizacijos per apimamą laikotarpį. Jei per šį laikotarpį struktūrinio padalinio veiklos sritys (funkcijos) ar struktūra nesikeitė, pažymos pirmojoje dalyje nurodoma, jog pasikeitimų nebuvo;

207.2.           antroje dalyje aptariami bylų apyrašų sudarymo principai, nurodomi į kiekvieną apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo, klasifikavimo ypatumai, informacija apie paieškos sistemas, apie gautus iš kitų įstaigų dokumentus ir jų sutvarkymą (reorganizavimo ar likvidavimo atvejais). Jei buvo nustatyti dokumentų ar bylų dingimo, kitokio praradimo atvejai, jie nurodomi ir paaiškinamos priežastys.

208.     Per EAIS suderintus bylų apyrašus nustatyta tvarka tvirtina Savivaldybės administracijos direktorius ar kitas jo įgaliotas Savivaldybės administracijos tarnautojas.

209.     Iš Savivaldybės struktūrinių padalinių į Archyvą perduodamus dokumentus struktūrinio padalinio darbuotojai suarchyvuoja ir dokumentų valdymo sistemoje „@vilys“.

210.     Įslaptinti dokumentai archyvuojami teisės aktų nustatyta tvarka.

211.     Į bylų apyrašus įrašytos nuolat ir ilgai saugomų dokumentų bylos saugomos Archyve vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 28 d. įsakymu Nr. V-157 „Dėl Dokumentų saugojimo taisyklių patvirtinimo“ nustatytais reikalavimais dokumentų saugykloms ir Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašu.

212.           Byloms (dokumentams), kurių saugojimo terminas pasibaigęs, surašomas dokumentų naikinimo aktas:

212.1.           aktas derinamas ir tvirtinamas, kai tų metų ilgai ir nuolat saugomos bylos nustatyta tvarka yra įrašytos į suderintus ir patvirtintus bylų apyrašus;

212.2.           patvirtinus dokumentų naikinimo aktą, dokumentai turi būti sunaikinti taip, kad juose esanti informacija būtų neatpažįstama.

XI. NUORODOS IR BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

213.    Reglamentas parengtas vadovaujantis Reglamento tvirtinimo metu galiojančiais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, kitų valstybės institucijų ir žinybų galiojančiais teisės aktais, Vilniaus miesto savivaldybės tarybos sprendimais, Vilniaus miesto savivaldybės mero potvarkiais, Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymais, reglamentuojančiais veiklos dokumentų valdymą ir interesantų aptarnavimą:

213.1.          Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu (Žin., 1994, Nr. 55-1049, 2008, Nr. 113-429);

213.2.          Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982);

213.3.          Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu (Žin., 1999, Nr. 60-1945; 2006, Nr. 77-2975);

213.4.          Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu (Žin., 2000, Nr. 10-236; 2005, Nr. 139-5008);

213.5.          Lietuvos Respublikos administracinių bylų teisenos įstatymu (Žin., 1999, Nr. 13-308; 2000, Nr. 85-2566);

213.6.          Lietuvos Respublikos Seimo kontrolierių įstatymu (Žin., 1998, Nr. 110-3024; 2004,               Nr. 170-6238);

213.7.          Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymu (Žin., 2012, Nr. 110-5564);

213.8.          Lietuvos Respublikos visuomenės informavimo įstatymu (Žin., 1996, Nr. 71-1706; 2006, Nr. 82-3254),

213.9.          Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu (Žin., 1996, Nr. 63-1479; 2008, Nr. 22-804);

213.10.       Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 „Dėl Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių patvirtinimo“ (Žin., 2007, Nr. 94-3779);

213.11.      Lietuvos Vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-117 patvirtintomis Dokumentų rengimo taisyklėmis (Žin., Nr. 88-4229);

213.12.      Lietuvos Vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V-118 patvirtintomis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis (Žin., Nr. 88-4230);

213.13.      Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2007 m. birželio 21 d. įsakymu Nr. 40-582 patvirtintu Užsienio komandiruočių rengimo tvarkos aprašu;

213.14.       Vilniaus miesto savivaldybės tarybos 2011 m. balandžio 6 d. sprendimu Nr. 1-2070 patvirtintu Vilniaus miesto savivaldybės tarybos veiklos reglamentu;

213.15.       Vilniaus miesto savivaldybės tarybos 2012 m. gegužės 2 d. sprendimu Nr. 1-545 patvirtintomis Vilniaus miesto savivaldybėje teikiamų (priimamų) teisės aktų projektų rengimo ir derinimo taisyklėmis;

213.16.       Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2011 m. rugpjūčio 17 d. įsakymu Nr. 40-611 patvirtintomis Vilniaus miesto savivaldybės administracijos darbo tvarkos taisyklėmis;

213.17.       Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2009 m. lapkričio 25 d. įsakymu Nr. 40-1706 patvirtintu Vilniaus miesto savivaldybės administracijos dokumentų saugojimo tvarkos aprašu;

213.18.       Vilniaus miesto savivaldybės administracijos direktoriaus 2013 m. liepos 17 d. įsakymu Nr. 40-276 patvirtintu Leidimų patekti į Vilniaus miesto savivaldybės administracinį pastatą ir Savivaldybės administracinio pastato požeminį garažą administravimo ir automobilių laikymo požeminiame garaže tvarkos aprašu.

214.     Už Reglamento pažeidimus atsakingiems valstybės tarnautojams (darbuotojams) taikoma teisės aktų nustatyta atsakomybė.

215.     Reglamentą įgyvendinančių subjektų veiksmai ir sprendimai gali būti skundžiami teisės aktų nustatyta tvarka.

 

__________________

 

 

Dokumento redakcijos
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-154 - 2014-05-29
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-170 - 2015-06-17
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAPILDYMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-179 - 2015-06-22
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-291 - 2015-08-20
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-251 - 2016-05-24
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-386 - 2017-07-28
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAPILDYMO
VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS DIREKTORIUS - ĮSAKYMAS - 40-2/19 - 2019-01-02
DĖL ADMINISTRACIJOS DIREKTORIAUS 2014-03-20 ĮSAKYMO NR. 40-79 „DĖL VILNIAUS MIESTO SAVIVALDYBĖS VEIKLOS DOKUMENTŲ VALDYMO IR INTERESANTŲ APTARNAVIMO REGLAMENTO TVIRTINIMO“ PAKEITIMO
Į pradžią